Atur dan kelola alur persetujuan multi-level untuk dokumen, surat, dan proses bisnis.
Workflow adalah alur kerja otomatis yang mengatur bagaimana dokumen, surat, atau proses bisnis berpindah dari satu tahap ke tahap berikutnya. Dengan workflow, setiap dokumen akan melalui proses persetujuan yang terstruktur dan terdokumentasi dengan baik.
Dokumen dapat melewati beberapa tingkat persetujuan secara berurutan. Setiap level memiliki approver yang berbeda sesuai hierarki organisasi.
Alur sequential mengharuskan persetujuan berurutan dari level ke level. Alur parallel memungkinkan beberapa approver menyetujui secara bersamaan.
Jika approver tidak merespons dalam batas waktu yang ditentukan, sistem akan secara otomatis mengeskalasi ke atasan atau approver pengganti.
Diagram Alur Workflow Persetujuan
Setiap level dapat menyetujui, menolak, atau meminta revisi. Jika ditolak, dokumen kembali ke pengaju.
Halaman daftar workflow menampilkan semua workflow yang telah dikonfigurasi. Administrator dapat membuat workflow baru, mengedit, atau menonaktifkan workflow yang ada.
| Nama | Jenis | Jumlah Langkah | Dibuat Oleh | Status | Aksi |
|---|---|---|---|---|---|
| Persetujuan Surat Keluar | letter_approval | 3 level | Admin Utama | Aktif |
Edit
Nonaktifkan
|
| Persetujuan SPPD Dinas Luar | sppd | 2 level | Admin Utama | Aktif |
Edit
Nonaktifkan
|
| Klaim Pengeluaran Operasional | expense | 4 level | Manajer Keuangan | Nonaktif |
Edit
Aktifkan
|
Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat workflow persetujuan baru di sistem eOffice.
Berikan nama yang jelas dan deskripsi singkat untuk workflow. Nama harus mencerminkan tujuan workflow, misalnya "Persetujuan Surat Keluar Resmi" atau "Approval SPPD Luar Kota". Deskripsi membantu pengguna lain memahami kapan workflow ini digunakan.
Pilih jenis workflow sesuai kebutuhan: Persetujuan Surat (letter_approval), SPPD (sppd), Pengeluaran (expense), atau Kustom (custom). Jenis workflow menentukan formulir dan data apa saja yang terlibat dalam proses persetujuan.
Aktifkan opsi multi-level jika dokumen memerlukan lebih dari satu tingkat persetujuan. Tentukan jumlah level yang diperlukan sesuai kebijakan organisasi. Setiap level mewakili satu tahap dalam proses persetujuan.
Untuk setiap level, pilih siapa yang berwenang menyetujui. Approver dapat berupa role tertentu (misalnya Kepala Bagian) atau pengguna spesifik. Anda juga dapat mengatur timeout dan eskalasi untuk setiap level.
Setelah semua konfigurasi selesai, aktifkan workflow agar dapat digunakan. Workflow yang baru dibuat dalam status nonaktif secara default. Pastikan untuk menguji workflow sebelum mengaktifkannya untuk produksi.
Berikut adalah tampilan formulir untuk membuat atau mengedit workflow. Setiap field memiliki fungsi spesifik dalam konfigurasi alur persetujuan.
Informasi Dasar
Konfigurasi Multi-Level
Level 1 - Langkah Pertama
WajibLevel 2 - Langkah Kedua
WajibLevel 3 - Langkah Terakhir
OpsionalStatus Workflow
Penjelasan Field Formulir
| Field | Wajib | Keterangan |
|---|---|---|
| Nama Workflow | Ya | Nama unik untuk identifikasi workflow. Contoh: "Persetujuan Surat Keluar Resmi". |
| Deskripsi | Tidak | Penjelasan singkat tentang tujuan dan cakupan workflow ini. |
| Jenis Workflow | Ya | Kategori workflow: letter_approval, sppd, expense, atau custom. |
| Multi-Level | Tidak | Toggle untuk mengaktifkan persetujuan berjenjang. Jika nonaktif, hanya 1 level persetujuan. |
| Jumlah Level | Ya | Jumlah tingkat persetujuan yang diperlukan (minimal 1, maksimal 10). |
| Nama Langkah | Ya | Label untuk setiap langkah persetujuan. Contoh: "Verifikasi Kepala Bagian". |
| Approver | Ya | Role atau pengguna spesifik yang bertugas menyetujui pada level tersebut. |
| Aksi yang Diperlukan | Tidak | Jenis aksi yang tersedia: Setujui/Tolak, Setujui/Tolak/Revisi, atau kustom. |
| Opsional | Tidak | Jika diaktifkan, langkah ini dapat dilewati dan tidak menghambat alur. |
| Timeout (jam) | Tidak | Batas waktu dalam jam sebelum eskalasi otomatis dipicu. Kosongkan jika tanpa batas. |
| Eskalasi ke | Tidak | Pengguna atau role pengganti jika approver utama tidak merespons dalam batas waktu. |
| Status | Tidak | Toggle aktif/nonaktif. Workflow baru default nonaktif hingga diaktifkan secara manual. |
Sistem eOffice menyediakan empat jenis workflow yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan proses bisnis organisasi Anda.
Digunakan untuk proses persetujuan surat keluar, memo internal, dan dokumen resmi lainnya. Workflow ini mengintegrasikan penomoran otomatis surat dan tanda tangan digital. Cocok untuk surat yang memerlukan verifikasi dari atasan sebelum dikirimkan ke pihak eksternal.
Khusus untuk Surat Perintah Perjalanan Dinas. Workflow SPPD mencakup persetujuan perintah perjalanan, estimasi biaya, dan laporan pertanggungjawaban. Proses ini biasanya melibatkan atasan langsung, bagian keuangan, dan pejabat yang berwenang menerbitkan SPPD.
Untuk proses persetujuan klaim pengeluaran dan reimburse. Workflow ini biasanya memiliki lebih banyak level karena melibatkan verifikasi bukti pengeluaran, persetujuan atasan, dan otorisasi bagian keuangan. Mendukung batas nilai untuk eskalasi otomatis ke level yang lebih tinggi.
Jenis workflow fleksibel yang dapat dikonfigurasi sepenuhnya sesuai kebutuhan organisasi. Gunakan jenis ini untuk proses bisnis yang tidak termasuk dalam kategori bawaan seperti persetujuan cuti, permintaan pengadaan barang, atau proses internal lainnya yang memerlukan alur persetujuan khusus.
Setelah workflow dibuat, Anda dapat menambah, mengedit, mengubah urutan, atau menghapus langkah-langkah di dalamnya.
Buka halaman edit workflow, lalu klik tombol "Tambah Langkah" di bagian bawah daftar langkah. Isi informasi yang diperlukan termasuk nama langkah, approver, dan pengaturan timeout. Langkah baru akan ditambahkan di posisi terakhir secara default. Anda dapat mengubah urutannya dengan fitur drag-and-drop.
Klik ikon "Edit" pada langkah yang ingin diubah. Anda dapat memperbarui nama langkah, mengganti approver, mengubah aksi yang diperlukan, mengatur ulang timeout, atau mengonfigurasi eskalasi. Perubahan akan berlaku untuk semua dokumen baru yang memasuki workflow setelah perubahan disimpan.
Gunakan fitur drag-and-drop untuk mengubah urutan langkah persetujuan. Klik dan tahan ikon grip di sisi kiri setiap langkah, lalu geser ke posisi yang diinginkan. Pastikan urutan sesuai dengan hierarki persetujuan organisasi Anda. Perubahan urutan disimpan secara otomatis.
Klik ikon "Hapus" pada langkah yang ingin dihapus, lalu konfirmasi penghapusan. Perhatikan bahwa langkah yang sudah digunakan dalam workflow aktif tidak dapat dihapus secara langsung. Anda perlu menonaktifkan workflow terlebih dahulu atau menandai langkah sebagai opsional.
Anda dapat mengaktifkan atau menonaktifkan workflow kapan saja tanpa menghapus konfigurasinya.
Untuk mengubah status workflow, navigasikan ke halaman daftar workflow, lalu klik tombol "Aktifkan" atau "Nonaktifkan" pada kolom Aksi. Anda juga dapat mengubah status melalui halaman edit workflow dengan toggle Status di bagian bawah formulir.
© 2026 OnePlatform ERP. Panduan Pengguna v1.0