eOffice — Arsip & Manajemen Rekod
Beranda / eOffice / Arsip

Arsip & Manajemen Rekod

Kelola arsip dokumen dengan kebijakan retensi, penjadwalan pemusnahan, dan kontrol versi dokumen.

Statistik Arsip

Ringkasan jumlah arsip berdasarkan status saat ini.

245
Total Arsip
180
Aktif
50
Inaktif
10
Dimusnahkan
5
Jatuh Tempo

Daftar Arsip

Tampilan utama daftar arsip dokumen beserta filter pencarian dan aksi cepat.

eOffice / Arsip Dokumen

Arsip Dokumen

Jadwal Pemusnahan Laporan Arsipkan Dokumen
Kode Arsip Jenis Dokumen Lokasi Klasifikasi Jatuh Tempo Retensi Status Aksi
ARS-2026-0001 Surat Masuk Rak A1 / Box 03 / Lemari 2 Biasa 15 Mar 2028 Aktif
Lihat Ambil
ARS-2025-0147 Kontrak Kerja Rak B3 / Box 12 / Lemari 1 Terbatas 01 Jan 2026 Inaktif
Lihat Ambil
ARS-2024-0089 Laporan Keuangan Rak C2 / Box 07 / Lemari 3 Rahasia 20 Jun 2024 Dimusnahkan
Lihat

Mengarsipkan Dokumen

Langkah-langkah untuk mengarsipkan dokumen ke dalam sistem manajemen arsip.

Pilih Dokumen yang Akan Diarsipkan

Dari daftar dokumen (surat masuk, surat keluar, memo, kontrak, dll.), pilih dokumen yang telah selesai diproses dan siap untuk diarsipkan. Anda dapat mengarsipkan satu atau beberapa dokumen sekaligus.

Isi Informasi Penyimpanan

Tentukan lokasi fisik penyimpanan arsip meliputi lokasi penyimpanan, nomor rak, nomor lemari, dan nomor box. Informasi ini penting untuk memudahkan pencarian dan pengambilan arsip di kemudian hari.

Pilih Klasifikasi Arsip

Tentukan tingkat klasifikasi keamanan arsip: Biasa, Terbatas, Rahasia, atau Sangat Rahasia. Klasifikasi menentukan siapa saja yang dapat mengakses arsip tersebut.

Tentukan Periode Retensi

Atur tanggal mulai dan tanggal akhir retensi sesuai dengan kebijakan retensi yang berlaku. Setelah masa retensi berakhir, arsip akan masuk ke jadwal pemusnahan untuk ditinjau.

Simpan Arsip

Klik tombol Simpan untuk menyimpan arsip. Sistem akan menghasilkan kode arsip secara otomatis dan mencatat semua informasi yang telah diisi. Arsip akan berstatus Aktif secara default.

Formulir Arsip

Contoh tampilan formulir untuk mengarsipkan dokumen baru.

eOffice / Arsipkan Dokumen

Arsipkan Dokumen Baru

Kode arsip dibuat secara otomatis oleh sistem.

Lokasi Penyimpanan

Periode Retensi

Batal Simpan

Status Arsip

Setiap arsip memiliki status yang menunjukkan tahap siklus hidupnya dalam sistem.

Aktif

Arsip masih dalam masa retensi dan tersimpan dengan baik. Dokumen dapat diakses, dipinjam, atau diambil dari lokasi penyimpanan sesuai dengan tingkat klasifikasi yang ditetapkan.

Inaktif

Masa retensi arsip mendekati atau telah melewati tanggal akhir. Arsip perlu ditinjau untuk menentukan apakah akan diperpanjang masa retensinya atau dimasukkan ke jadwal pemusnahan.

Dimusnahkan

Arsip sudah dimusnahkan sesuai dengan jadwal pemusnahan dan kebijakan retensi. Catatan metadata arsip tetap tersimpan di sistem untuk keperluan audit, namun dokumen fisik dan digitalnya telah dihapus.

Kebijakan Retensi

Kebijakan retensi mengatur berapa lama arsip harus disimpan sebelum dapat dimusnahkan.

Periode Retensi per Klasifikasi

Setiap klasifikasi dokumen memiliki periode retensi yang berbeda. Misalnya, dokumen Biasa disimpan selama 2 tahun, Terbatas selama 5 tahun, dan Rahasia selama 10 tahun. Administrator dapat mengatur periode ini melalui menu Pengaturan.

Penjadwalan Pemusnahan Otomatis

Sistem secara otomatis mendeteksi arsip yang telah melewati masa retensi dan memasukkannya ke dalam jadwal pemusnahan. Notifikasi dikirimkan kepada petugas arsip agar pemusnahan dapat ditinjau dan disetujui.

Kalkulasi Ulang Retensi

Jika kebijakan retensi berubah, administrator dapat menjalankan kalkulasi ulang untuk memperbarui tanggal jatuh tempo seluruh arsip yang terpengaruh. Proses ini dilakukan secara batch dan tercatat dalam log audit.

Contoh Kebijakan Retensi:
  • Surat Masuk / Keluar (Biasa): 2 tahun
  • Memo Internal: 1 tahun
  • Kontrak Kerja: 5 tahun setelah kontrak berakhir
  • Laporan Keuangan: 10 tahun
  • SK / Keputusan: Permanen (tidak dimusnahkan)

Kontrol Versi Dokumen

Sistem menyediakan fitur kontrol versi untuk melacak perubahan pada dokumen arsip.

Upload Versi Baru

Unggah versi terbaru dari dokumen arsip. Setiap versi baru akan diberi nomor versi secara otomatis (v1, v2, v3, dst.) dan mencatat siapa yang mengunggah serta kapan perubahan dilakukan.

Bandingkan Versi

Bandingkan dua versi dokumen secara berdampingan untuk melihat perbedaan antara versi lama dan baru. Fitur ini membantu dalam mengidentifikasi perubahan yang telah dilakukan pada dokumen.

Pulihkan Versi Sebelumnya

Kembalikan dokumen ke versi sebelumnya jika diperlukan. Versi yang dipulihkan akan menjadi versi terbaru, dan versi saat ini tetap tersimpan dalam riwayat untuk referensi.

Riwayat Versi — ARS-2026-0001
Versi Tanggal Diunggah Oleh Keterangan Aksi
v3 (Terbaru) 05 Mar 2026 Budi Santoso Revisi lampiran halaman 3 Unduh
v2 20 Feb 2026 Siti Rahayu Perbaikan tanda tangan
Unduh Pulihkan
v1 10 Jan 2026 Ahmad Fauzi Versi awal
Unduh Pulihkan

Operasi Arsip

Operasi yang dapat dilakukan terhadap arsip yang tersimpan dalam sistem.

Ambil dari Penyimpanan

Ambil arsip dari lokasi penyimpanan fisik untuk keperluan referensi, fotokopi, atau peminjaman. Sistem akan mencatat siapa yang mengambil, tanggal pengambilan, dan tujuan pengambilan. Status arsip berubah menjadi "Dipinjam" selama masa pengambilan.

Retrieve

Kembalikan ke Penyimpanan

Kembalikan arsip yang telah dipinjam ke lokasi penyimpanan aslinya. Petugas arsip memverifikasi kondisi dokumen dan mencatat tanggal pengembalian. Status arsip kembali menjadi "Aktif" setelah pengembalian dikonfirmasi.

Return

Musnahkan Arsip

Musnahkan arsip yang telah melewati masa retensi sesuai dengan jadwal pemusnahan. Proses pemusnahan memerlukan persetujuan dari pejabat berwenang. Berita acara pemusnahan dibuat secara otomatis dan disimpan sebagai bukti audit.

Dispose
Alur Siklus Hidup Arsip
Arsipkan
→
Aktif
→
Dipinjam
→
Dikembalikan
→
Inaktif
→
Dimusnahkan

Jadwal Pemusnahan

Jadwal pemusnahan adalah daftar arsip yang telah melewati masa retensi dan siap untuk ditinjau serta dimusnahkan.

eOffice / Jadwal Pemusnahan

Jadwal Pemusnahan Arsip

Proses Pemusnahan
Kode Arsip Jenis Dokumen Jatuh Tempo Klasifikasi Status Persetujuan
ARS-2024-0012 Memo Internal 01 Jan 2026 Biasa Menunggu Persetujuan
ARS-2024-0034 Surat Keluar 15 Feb 2026 Biasa Disetujui
ARS-2023-0078 Surat Masuk 30 Des 2025 Terbatas Ditolak

Proses pemusnahan memerlukan persetujuan dari pejabat yang berwenang. Arsip yang telah disetujui untuk dimusnahkan akan diproses secara batch. Berita acara pemusnahan dibuat secara otomatis sebagai bukti dokumentasi.

Perhatian: Pemusnahan arsip bersifat permanen dan tidak dapat dibatalkan. Pastikan semua persetujuan telah diperoleh sebelum memproses pemusnahan. Arsip yang ditolak pemusnahannya akan dikembalikan ke status Inaktif untuk ditinjau ulang.

Tips & Panduan

Penamaan dan Kode Arsip: Kode arsip dihasilkan secara otomatis oleh sistem dengan format ARS-[TAHUN]-[NOMOR URUT]. Pastikan untuk mengisi referensi dokumen dengan benar agar pencarian arsip lebih mudah di kemudian hari.
Lokasi Penyimpanan: Isi informasi lokasi penyimpanan selengkap mungkin (lokasi, rak, lemari, box) untuk mempercepat proses pencarian dan pengambilan arsip fisik. Gunakan sistem penomoran yang konsisten di seluruh organisasi.
Klasifikasi Keamanan: Perhatikan tingkat klasifikasi saat mengarsipkan dokumen. Dokumen dengan klasifikasi Rahasia dan Sangat Rahasia hanya dapat diakses oleh pengguna dengan izin yang sesuai. Periksa ulang klasifikasi sebelum menyimpan.
Peminjaman Arsip: Selalu catat peminjaman arsip melalui sistem agar status arsip selalu akurat. Jangan mengambil arsip dari penyimpanan tanpa mencatat di sistem. Arsip yang dipinjam harus dikembalikan sebelum tanggal jatuh tempo pengembalian.
Backup Berkala: Pastikan untuk melakukan backup data arsip secara berkala. Meskipun dokumen fisik disimpan di lokasi penyimpanan, salinan digital dan metadata arsip harus di-backup untuk menghindari kehilangan data.