Disposisi - Panduan eOffice OnePlatform

Alur Disposisi

Setiap disposisi melewati beberapa tahapan mulai dari pembuatan hingga penyelesaian. Berikut adalah alur proses disposisi:

Buat
Disposisi

→

Terkirim ke
Penerima

→

Dibaca

→

Ditindak-
lanjuti

→

Selesai

Teruskan (ke pejabat lain)

Kembalikan (ke pengirim)

Tertunda

Disposisi telah dikirim namun belum dibaca oleh penerima. Menunggu penerima untuk membuka dan membaca isi disposisi.

Dalam Proses

Disposisi telah dibaca dan sedang ditindaklanjuti oleh penerima. Proses penyelesaian sesuai instruksi sedang berjalan.

Selesai

Disposisi telah ditindaklanjuti dan diselesaikan. Status ini menandakan bahwa instruksi telah dilaksanakan sepenuhnya.

Diteruskan

Disposisi diteruskan oleh penerima ke pejabat lain yang lebih kompeten atau berwenang untuk menindaklanjuti.

Dikembalikan

Disposisi dikembalikan ke pengirim karena alasan tertentu, misalnya informasi kurang lengkap atau bukan kompetensi penerima.

Kotak Masuk Disposisi

Halaman kotak masuk menampilkan seluruh disposisi yang ditujukan kepada Anda, lengkap dengan filter status, prioritas, dan jenis disposisi untuk mempermudah pengelolaan.

eOffice / Disposisi / Kotak Masuk

Kotak Masuk Disposisi

3 belum dibaca

Status

Semua Status

Tertunda Dalam Proses Selesai Dikembalikan Diteruskan

Prioritas

Semua Prioritas

Jenis

Semua Jenis

Untuk Ditindaklanjuti Untuk Informasi Untuk Review

No. Surat	Dari	Perihal	Jenis	Prioritas	Status	Aksi
IN/2026/03/015	Kepala Dinas	Tindak Lanjut Hasil Audit Keuangan Q4 Terlambat	Ditindaklanjuti	Tinggi	Tertunda	Buka
IN/2026/03/012	Sekretaris	Permohonan Persetujuan Anggaran Pelatihan	Review	Sedang	Tertunda	Buka
IN/2026/02/098	Kabag Umum	Koordinasi Kegiatan Bakti Sosial Maret 2026	Ditindaklanjuti	Normal	Dalam Proses	Lihat Tindak Lanjut

Menampilkan 1-3 dari 24 disposisi

« Sebelumnya 1 2 3 Selanjutnya »

Kotak Keluar Disposisi

Halaman kotak keluar menampilkan seluruh disposisi yang telah Anda kirimkan kepada pejabat lain. Dari halaman ini Anda dapat memantau status setiap disposisi yang dikirim, apakah sudah dibaca, sedang diproses, atau sudah diselesaikan oleh penerima.

12

Disposisi Terkirim

5

Menunggu Tindak Lanjut

7

Selesai

Tips: Gunakan kotak keluar untuk memantau progres disposisi yang telah Anda kirim. Anda dapat melihat apakah penerima sudah membaca disposisi dan kapan disposisi tersebut ditindaklanjuti.

Membuat Disposisi

Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat disposisi baru:

Pilih Surat yang Akan Didisposisikan

Buka halaman detail surat masuk yang ingin Anda disposisikan, lalu klik tombol Disposisi. Anda juga dapat membuat disposisi langsung dari menu Disposisi dengan memilih surat dari dropdown.

Pilih Penerima Disposisi

Tentukan pejabat atau staf yang akan menerima disposisi. Penerima dapat dipilih dari daftar struktur organisasi. Anda dapat mengirimkan disposisi kepada satu atau beberapa penerima sekaligus.

Pilih Jenis Disposisi

Tentukan jenis disposisi: Untuk Ditindaklanjuti jika perlu aksi, Untuk Informasi jika hanya sebagai informasi, atau Untuk Review jika perlu diperiksa.

Pilih Instruksi Disposisi

Pilih instruksi dari daftar yang telah disediakan oleh sistem, seperti "Untuk dilaksanakan", "Untuk diproses lebih lanjut", "Untuk dikaji dan dilaporkan", atau tulis instruksi kustom sesuai kebutuhan.

Tentukan Prioritas dan Tenggat Waktu

Atur tingkat prioritas disposisi (Normal, Sedang, atau Tinggi) serta tenggat waktu penyelesaian. Sistem akan mengirimkan notifikasi pengingat jika disposisi mendekati atau melewati tenggat waktu.

Tambahkan Catatan

Tulis catatan tambahan yang diperlukan untuk memperjelas instruksi disposisi. Catatan ini akan terlihat oleh penerima disposisi saat membuka kotak masuk.

Kirim Disposisi

Klik tombol Kirim untuk mengirimkan disposisi kepada penerima. Penerima akan menerima notifikasi dan disposisi akan muncul di kotak masuk mereka.

Formulir Disposisi

Berikut adalah tampilan formulir pembuatan disposisi beserta field yang perlu diisi:

eOffice / Disposisi / Buat Baru

Buat Disposisi Baru

Surat *

IN/2026/03/015 — Tindak Lanjut Hasil Audit Keuangan Q4

Diterima: 03 Mar 2026 • Dari: Inspektorat Jenderal

Penerima Disposisi *

Pilih penerima...

Kabag Keuangan Kasubag Pelaporan

Jenis Disposisi *

Untuk Ditindaklanjuti

Instruksi *

Untuk dilaksanakan

Prioritas *

Tinggi

Tenggat Waktu *

10/03/2026

Catatan

Mohon segera ditindaklanjuti temuan audit keuangan Q4 2025. Siapkan laporan tanggapan dan rencana perbaikan untuk dibahas dalam rapat pimpinan minggu depan.

Batal Kirim

Tindak Lanjut Disposisi

Setelah menerima disposisi, penerima dapat melakukan salah satu dari tiga tindakan berikut:

Selesaikan

Menandai disposisi sebagai selesai setelah instruksi dilaksanakan. Status disposisi berubah menjadi Selesai dan pengirim menerima notifikasi penyelesaian.

Buka Disposisi dari Kotak Masuk

Klik disposisi yang ingin diselesaikan untuk melihat detail dan instruksinya.

Tulis Laporan Penyelesaian

Isi catatan penyelesaian yang menjelaskan tindakan yang telah dilakukan terhadap instruksi disposisi.

Klik "Selesaikan"

Klik tombol Selesaikan untuk mengubah status disposisi. Pengirim akan mendapat notifikasi bahwa disposisi telah ditindaklanjuti.

Teruskan

Meneruskan disposisi kepada pejabat atau staf lain yang lebih kompeten atau berwenang. Status berubah menjadi Diteruskan dan disposisi baru dibuat untuk penerima selanjutnya.

Klik "Teruskan" pada Detail Disposisi

Pada halaman detail disposisi, klik tombol Teruskan untuk membuka formulir penerusan.

Pilih Penerima Baru dan Tambahkan Catatan

Pilih pejabat tujuan dari daftar struktur organisasi dan tambahkan catatan alasan penerusan disposisi.

Kirim Penerusan

Klik Kirim untuk meneruskan disposisi. Penerima baru akan menerima notifikasi dan disposisi muncul di kotak masuk mereka.

Kembalikan

Mengembalikan disposisi ke pengirim asal karena alasan tertentu. Status berubah menjadi Dikembalikan dan pengirim menerima notifikasi pengembalian.

Klik "Kembalikan" pada Detail Disposisi

Pada halaman detail disposisi, klik tombol Kembalikan untuk membuka dialog pengembalian.

Tulis Alasan Pengembalian

Isi alasan mengapa disposisi dikembalikan, misalnya informasi kurang lengkap, bukan kompetensi penerima, atau perlu klarifikasi lebih lanjut.

Konfirmasi Pengembalian

Klik Kembalikan untuk mengonfirmasi. Pengirim akan menerima notifikasi beserta alasan pengembalian disposisi.

Perhatian: Tindakan penyelesaian, penerusan, dan pengembalian disposisi tidak dapat dibatalkan setelah dikonfirmasi. Pastikan Anda memilih tindakan yang tepat dan mengisi catatan dengan jelas sebelum melanjutkan.

Pelacakan Disposisi

Fitur pelacakan memungkinkan Anda melihat riwayat lengkap disposisi dalam bentuk timeline, dari saat disposisi dibuat hingga diselesaikan. Setiap perubahan status, penerusan, dan catatan tercatat secara kronologis.

eOffice / Disposisi / Pelacakan / IN/2026/03/015

Nomor Surat IN/2026/03/015

Perihal Tindak Lanjut Hasil Audit Keuangan Q4

Status Terkini Selesai

Riwayat Disposisi

Disposisi Dibuat Baru

03 Mar 2026, 09:15 • Oleh: Kepala Dinas

Disposisi dikirim kepada Kabag Keuangan dan Kasubag Pelaporan dengan instruksi "Untuk dilaksanakan".

Dibaca oleh Kabag Keuangan

03 Mar 2026, 10:42

Diteruskan oleh Kabag Keuangan Diteruskan

03 Mar 2026, 11:30

Diteruskan kepada Staff Akuntansi dengan catatan: "Mohon siapkan data rekapitulasi temuan audit untuk bahan pembahasan."

Dibaca oleh Kasubag Pelaporan

03 Mar 2026, 14:05

Diselesaikan oleh Kasubag Pelaporan Selesai

05 Mar 2026, 16:20

Laporan tanggapan hasil audit Q4 telah disusun dan dikirimkan via email ke Inspektorat Jenderal. Rencana perbaikan sudah disiapkan untuk rapat pimpinan.

Diselesaikan oleh Staff Akuntansi Selesai

05 Mar 2026, 17:00

Data rekapitulasi temuan audit telah dikompilasi dan diserahkan kepada Kabag Keuangan.

Tips: Halaman pelacakan dapat diakses dengan mengklik nomor surat pada daftar disposisi, atau melalui tombol Lacak pada halaman detail disposisi. Timeline menampilkan seluruh aktivitas termasuk penerusan disposisi berjenjang.

Deskripsi Field

Penjelasan lengkap untuk setiap field pada formulir disposisi:

Field	Wajib	Deskripsi
Surat	Ya	Surat yang akan didisposisikan. Jika disposisi dibuat dari halaman detail surat, field ini otomatis terisi. Jika dari menu Disposisi, pilih surat dari dropdown yang tersedia.
Penerima Disposisi	Ya	Pejabat atau staf yang ditunjuk untuk menerima dan menindaklanjuti disposisi. Dapat memilih satu atau beberapa penerima dari daftar struktur organisasi.
Jenis Disposisi	Ya	Menentukan tujuan disposisi. Pilihan: Untuk Ditindaklanjuti (perlu aksi), Untuk Informasi (sebagai pengetahuan), Untuk Review (perlu diperiksa/dikaji).
Instruksi	Ya	Perintah atau arahan yang harus dilaksanakan oleh penerima. Pilih dari daftar instruksi standar: Untuk dilaksanakan, Untuk diproses lebih lanjut, Untuk dikaji dan dilaporkan, Untuk dikoordinasikan, Untuk diarsipkan, atau tulis instruksi kustom.
Prioritas	Ya	Tingkat urgensi penyelesaian disposisi. Pilihan: Normal Sedang Tinggi. Prioritas mempengaruhi urutan tampilan di kotak masuk penerima.
Tenggat Waktu	Ya	Batas waktu penyelesaian disposisi. Sistem akan mengirimkan notifikasi pengingat ketika mendekati tenggat waktu. Disposisi yang melewati tenggat akan ditandai dengan badge Terlambat.
Catatan	Tidak	Informasi tambahan yang memperjelas instruksi disposisi. Catatan ini akan ditampilkan kepada penerima saat membuka disposisi dan tercatat dalam riwayat pelacakan.

Tips Penggunaan

Tentukan Tenggat Waktu yang Realistis: Saat membuat disposisi, tentukan tenggat waktu yang sesuai dengan kompleksitas tugas. Tenggat waktu yang terlalu ketat dapat menurunkan kualitas hasil kerja, sementara tenggat yang terlalu longgar mengurangi urgensi penyelesaian.

Tulis Instruksi yang Jelas: Gunakan catatan untuk memberikan konteks tambahan pada instruksi disposisi. Sertakan informasi spesifik seperti tenggat waktu laporan, format yang diharapkan, atau pihak-pihak yang perlu dilibatkan agar penerima memahami ekspektasi dengan jelas.

Pantau Progres Secara Berkala: Periksa kotak keluar disposisi secara berkala untuk memastikan disposisi yang Anda kirim sudah ditindaklanjuti. Perhatikan disposisi dengan status "Tertunda" yang sudah lama tidak dibaca oleh penerima.

Jangan Mengabaikan Disposisi Masuk: Disposisi yang tidak segera dibaca atau ditindaklanjuti akan mempengaruhi alur kerja organisasi. Biasakan untuk memeriksa kotak masuk disposisi setidaknya dua kali sehari agar tidak ada disposisi yang terlewat.

Gunakan Fitur Pelacakan: Manfaatkan fitur pelacakan untuk melihat riwayat lengkap disposisi berjenjang. Ini berguna untuk memastikan tidak ada tahapan yang terlewat dan semua pihak telah melaksanakan instruksi sesuai arahan.