eOffice — SPPD
Beranda / eOffice / SPPD

SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas)

Kelola perjalanan dinas pegawai mulai dari pengajuan, persetujuan, pelaksanaan, hingga pelaporan biaya.

Alur SPPD

Berikut adalah alur proses SPPD mulai dari penyusunan draft hingga penyelesaian perjalanan dinas. SPPD juga dapat dibatalkan kapan saja sebelum pelaksanaan.

Draft
→
Menunggu
Persetujuan
→
Disetujui
→
Dalam
Perjalanan
→
Selesai
Dibatalkan — Dapat dilakukan dari status Draft, Menunggu Persetujuan, atau Disetujui

Daftar SPPD

Halaman utama SPPD menampilkan daftar seluruh surat perintah perjalanan dinas yang telah dibuat. Anda dapat memfilter berdasarkan status, tanggal, dan kata kunci pencarian.

eOffice / SPPD

SPPD

Buat SPPD Baru
No. SPPD Pegawai Tujuan Tanggal Berangkat Durasi Status Aksi
SPPD/2026/03/001
AR
Ahmad Ridwan
Staff IT
 Surabaya 10 Mar 2026 3 hari Disetujui
Lihat | Cetak
SPPD/2026/03/002
SN
Siti Nurhaliza
Manager Keuangan
 Bandung 15 Mar 2026 2 hari Menunggu Persetujuan
Lihat | Edit
SPPD/2026/03/003
BP
Budi Prasetyo
Kepala Divisi
 Yogyakarta 20 Mar 2026 5 hari Dalam Perjalanan
Lihat | Cetak
Menampilkan 1-3 dari 24 SPPD
1 2 3 »

Membuat SPPD Baru

Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat Surat Perintah Perjalanan Dinas baru.

Pilih Pegawai yang Ditugaskan

Pilih pegawai yang akan melakukan perjalanan dinas dari daftar pegawai aktif. Jabatan dan unit kerja akan terisi otomatis berdasarkan data pegawai yang dipilih.

Isi Informasi Perjalanan

Tentukan tujuan perjalanan dinas, kota tujuan, alamat tujuan, dan maksud atau keperluan perjalanan. Pastikan informasi diisi dengan lengkap dan jelas.

Tentukan Jadwal Perjalanan

Isi tanggal berangkat dan tanggal kembali, pilih jenis transportasi yang akan digunakan (pesawat, kereta, bus, kendaraan dinas, dll), serta tentukan kebutuhan akomodasi (hotel, penginapan, dll).

Isi Anggaran Perjalanan

Pilih sumber anggaran (APBD, APBN, perusahaan, dll) dan isi estimasi biaya perjalanan meliputi transportasi, akomodasi, uang harian, dan biaya lainnya.

Pilih Workflow dan Simpan

Pilih workflow persetujuan yang sesuai (opsional). Jika tidak memilih workflow, SPPD akan langsung tersimpan sebagai draft. Klik Simpan untuk menyimpan SPPD.

Tips: Anda dapat menyimpan SPPD sebagai draft terlebih dahulu dan melengkapinya nanti sebelum diajukan untuk persetujuan.

Formulir SPPD

Berikut adalah tampilan formulir pembuatan SPPD baru beserta penjelasan setiap bagiannya.

eOffice / SPPD / Buat Baru

Buat SPPD Baru

Informasi Pegawai

Informasi Perjalanan

Jadwal Perjalanan

Anggaran

Workflow Persetujuan

Jika tidak memilih workflow, SPPD akan tersimpan sebagai draft dan dapat diajukan secara manual.

Simpan Simpan sebagai Draft Batal

Status SPPD

Setiap SPPD memiliki status yang menunjukkan tahap proses saat ini. Berikut penjelasan masing-masing status.

Draft

Masih dalam penyusunan

SPPD baru dibuat dan belum diajukan. Pembuat masih dapat mengedit seluruh informasi perjalanan. SPPD dalam status ini belum masuk ke antrian persetujuan.

Menunggu Persetujuan

Sudah diajukan, menunggu persetujuan

SPPD telah diajukan dan sedang menunggu persetujuan dari atasan atau pejabat berwenang sesuai workflow yang ditetapkan.

Disetujui

Telah mendapat persetujuan

SPPD telah disetujui oleh seluruh pihak yang berwenang. Pegawai dapat mempersiapkan keberangkatan dan mencetak dokumen SPPD.

Dalam Perjalanan

Sedang melaksanakan perjalanan

Pegawai sedang dalam proses melaksanakan perjalanan dinas. Status ini aktif sejak tanggal berangkat hingga pegawai kembali.

Selesai

Perjalanan dinas selesai

Pegawai telah kembali dan perjalanan dinas telah diselesaikan. Laporan biaya perjalanan dapat dilengkapi setelah status ini.

Dibatalkan

SPPD dibatalkan

SPPD dibatalkan karena alasan tertentu (perubahan jadwal, pembatalan kegiatan, dll). SPPD yang dibatalkan tidak dapat diaktifkan kembali.

Biaya Perjalanan

Setelah perjalanan dinas selesai, pegawai wajib melaporkan biaya yang dikeluarkan selama perjalanan. Sistem menyediakan fitur pencatatan biaya yang terstruktur dan dapat dilampiri bukti pengeluaran.

Cara Menambahkan Biaya

Buka Detail SPPD

Buka SPPD yang berstatus Selesai atau Dalam Perjalanan, lalu klik tab Biaya Perjalanan.

Tambah Item Biaya

Klik tombol Tambah Biaya, pilih jenis pengeluaran, isi jumlah, dan unggah bukti kwitansi/nota.

Ajukan Reimbursement

Setelah semua biaya dicatat, klik Ajukan Reimbursement untuk mengirimkan laporan biaya ke bagian keuangan.

Jenis Pengeluaran

Transportasi
Akomodasi
Uang Harian
Konsumsi
Representasi
Lainnya
eOffice / SPPD / Detail / Biaya Perjalanan

Biaya Perjalanan - SPPD/2026/03/001

Ahmad Ridwan — Surabaya, 10-12 Mar 2026

Tambah Biaya
No Jenis Biaya Keterangan Jumlah Bukti Aksi
1 Transportasi Tiket pesawat Jakarta - Surabaya (PP) Rp 2.400.000 Terlampir Edit
2 Akomodasi Hotel Grand Surabaya (2 malam) Rp 1.200.000 Terlampir Edit
3 Uang Harian Uang harian 3 hari x Rp 350.000 Rp 1.050.000 Tidak perlu Edit
4 Konsumsi Makan siang rapat dengan mitra Rp 350.000 Terlampir Edit
Estimasi Anggaran: Rp 5.500.000
Total Realisasi: Rp 5.000.000
Ajukan Reimbursement Cetak Laporan
Perhatian: Pastikan semua bukti pengeluaran (kwitansi, nota, tiket) diunggah dalam format gambar (JPG, PNG) atau PDF dengan ukuran maksimal 2MB per file. Biaya tanpa bukti yang valid dapat ditolak oleh bagian keuangan.

Laporan SPPD

Sistem menyediakan beberapa jenis laporan terkait perjalanan dinas yang dapat diakses oleh admin dan pimpinan.

Laporan Bulanan

Rekap seluruh SPPD dalam periode bulanan, mencakup jumlah perjalanan, pegawai yang ditugaskan, dan status penyelesaian.

Export PDF

Laporan Anggaran

Perbandingan estimasi anggaran vs realisasi biaya perjalanan dinas per periode, divisi, atau sumber anggaran.

Export PDF

Statistik Perjalanan

Grafik dan statistik perjalanan dinas: tujuan terpopuler, frekuensi per divisi, rata-rata durasi, dan tren bulanan.

Export PDF

Cetak SPPD

Dokumen SPPD yang telah disetujui dapat dicetak sebagai dokumen resmi untuk dibawa selama perjalanan dinas. Berikut cara mencetak SPPD.

Buka Detail SPPD

Masuk ke halaman daftar SPPD, cari SPPD yang ingin dicetak, lalu klik tombol Lihat untuk membuka detail SPPD.

Pastikan Status Minimal "Disetujui"

Dokumen SPPD hanya dapat dicetak jika statusnya sudah Disetujui, Dalam Perjalanan, atau Selesai. SPPD berstatus Draft atau Menunggu Persetujuan belum dapat dicetak.

Klik Tombol Cetak

Klik tombol Cetak SPPD yang tersedia di halaman detail. Dokumen akan dibuat dalam format PDF yang siap dicetak, mencakup informasi pegawai, tujuan, jadwal, dan tanda tangan pejabat berwenang.

Preview Cetak SPPD

Surat Perintah Perjalanan Dinas

Nomor: SPPD/2026/03/001

Nama Pegawai : Ahmad Ridwan
Jabatan : Staff IT
Tujuan : Surabaya
Maksud Perjalanan : Rapat koordinasi proyek
Tanggal Berangkat : 10 Maret 2026
Tanggal Kembali : 12 Maret 2026
Transportasi : Pesawat

Yang Bersangkutan

Ahmad Ridwan

Pejabat Pemberi Perintah

Direktur Utama

Tips: Anda juga dapat mencetak SPPD langsung dari halaman daftar dengan mengklik ikon Cetak di kolom Aksi tanpa perlu membuka halaman detail.

Deskripsi Field

Penjelasan lengkap setiap field yang terdapat pada formulir SPPD.

Field Tipe Wajib Keterangan
Pegawai Dropdown Ya Pilih pegawai yang akan melakukan perjalanan dinas. Data diambil dari modul Human Resources.
Jabatan Teks (auto) - Terisi otomatis berdasarkan data pegawai yang dipilih. Tidak dapat diubah secara manual.
Tujuan Perjalanan Textarea Ya Deskripsi maksud atau keperluan perjalanan dinas. Contoh: "Menghadiri rapat koordinasi proyek."
Kota Tujuan Teks Ya Nama kota tujuan perjalanan dinas. Contoh: "Surabaya", "Bandung", "Yogyakarta".
Alamat Tujuan Teks Tidak Alamat lengkap tujuan di kota yang dituju. Berguna untuk keperluan navigasi dan pelaporan.
Tanggal Berangkat Tanggal Ya Tanggal keberangkatan pegawai. Tidak boleh di masa lalu (sebelum hari ini) untuk SPPD baru.
Tanggal Kembali Tanggal Ya Tanggal rencana kembali pegawai. Harus setelah atau sama dengan tanggal berangkat.
Jenis Transportasi Dropdown Ya Jenis transportasi utama: Pesawat, Kereta Api, Bus, Kendaraan Dinas, atau Kendaraan Pribadi.
Akomodasi Dropdown Tidak Jenis akomodasi selama perjalanan: Hotel, Penginapan, Rumah Dinas, atau Lainnya.
Sumber Anggaran Dropdown Ya Sumber dana perjalanan dinas: APBD, APBN, Anggaran Perusahaan, atau Lainnya.
Estimasi Biaya Angka (Rp) Ya Perkiraan total biaya perjalanan dalam Rupiah. Digunakan sebagai acuan batas pengeluaran.
Workflow Dropdown Tidak Workflow persetujuan yang digunakan. Jika tidak dipilih, SPPD tersimpan sebagai draft.

Tips dan Informasi Penting

Perencanaan: Ajukan SPPD minimal 5 hari kerja sebelum tanggal keberangkatan untuk memberikan waktu yang cukup bagi proses persetujuan dan persiapan administrasi.
Workflow Otomatis: Gunakan fitur workflow untuk mengotomatisasi proses persetujuan. Dengan workflow, SPPD akan secara otomatis diteruskan ke atasan yang berwenang sesuai hierarki yang ditetapkan.
Batas Anggaran: Jika realisasi biaya melebihi estimasi anggaran yang disetujui, Anda perlu mengajukan permohonan tambahan anggaran kepada bagian keuangan sebelum mengajukan reimbursement.
Pembatalan: SPPD yang sudah berstatus Dalam Perjalanan atau Selesai tidak dapat dibatalkan. Pastikan untuk membatalkan sebelum pegawai berangkat jika terjadi perubahan rencana.
Laporan Biaya: Selesaikan laporan biaya perjalanan dalam waktu 7 hari kerja setelah tanggal kembali. Keterlambatan pelaporan dapat memengaruhi proses reimbursement.
Hak Akses: Hanya pegawai dengan hak akses yang sesuai yang dapat membuat, mengedit, atau menyetujui SPPD. Hubungi administrator jika Anda memerlukan akses tambahan.