eOffice — Rapat
Beranda / eOffice / Rapat

Manajemen Rapat

Jadwalkan rapat, kelola peserta, pantau kehadiran, dan dokumentasikan notulen rapat.

Daftar Rapat

Halaman daftar rapat menampilkan seluruh rapat yang telah dijadwalkan. Anda dapat memfilter berdasarkan status, jenis rapat, dan rentang tanggal untuk menemukan rapat yang diinginkan.

eOffice / Rapat

Rapat

Buat Rapat Baru
Mendatang Selesai Semua
Cari judul rapat...
Semua Status
Dijadwalkan Berlangsung Selesai Dibatalkan
Semua Jenis
01/03/2026 - 31/03/2026

Rapat Koordinasi Tim IT Triwulan I

Dijadwalkan Internal
10 Mar 2026
09:00 - 11:00
Ruang Rapat Utama Lt. 3
12 peserta
Penyelenggara: Ahmad Fauzi Konfirmasi: 8/12 (67%)

Review Anggaran Proyek Infrastruktur 2026

Berlangsung Online
05 Mar 2026
13:00 - 15:00
Google Meet
8 peserta
Penyelenggara: Siti Rahmawati Kehadiran: 7/8 (88%)

Sosialisasi Kebijakan Baru Kepegawaian

Selesai Hybrid
01 Mar 2026
10:00 - 12:00
Aula + Zoom
25 peserta
Penyelenggara: Budi Santoso Kehadiran: 22/25 (88%)
Menampilkan 1-3 dari 15 rapat
1 2 3

Membuat Rapat Baru

Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat rapat baru di sistem eOffice:

Isi Informasi Dasar

Masukkan judul rapat yang deskriptif, pilih jenis rapat (internal, eksternal, online, atau hybrid), dan tentukan nama penyelenggara rapat.

Tentukan Jadwal

Pilih tanggal pelaksanaan rapat, serta tentukan waktu mulai dan waktu selesai. Pastikan jadwal tidak bentrok dengan rapat lain yang sudah ada.

Pilih Lokasi

Tentukan jenis lokasi rapat: fisik (ruang rapat), online (via platform meeting), atau hybrid (kombinasi keduanya). Isi detail lokasi atau URL meeting sesuai pilihan.

Tambahkan Agenda dan Deskripsi

Tuliskan agenda pembahasan rapat, tambahkan deskripsi atau catatan penting, dan lampirkan file agenda jika diperlukan.

Tambahkan Peserta

Pilih peserta dari daftar pengguna dan tentukan peran masing-masing: peserta, presenter, moderator, atau pencatat notulen.

Formulir Rapat

Berikut adalah tampilan formulir untuk membuat atau mengedit data rapat. Formulir terdiri dari beberapa bagian yang harus diisi secara lengkap.

eOffice / Rapat / Buat Rapat Baru

Buat Rapat Baru

Informasi Dasar

Rapat Koordinasi Tim IT Triwulan I
Internal
Internal Eksternal Online Hybrid
Ahmad Fauzi

Jadwal

10/03/2026
09:00
11:00

Lokasi

Fisik
Fisik Online Hybrid
Ruang Rapat Utama Lt. 3
https://meet.google.com/xxx-xxxx-xxx

Agenda

1. Pembukaan dan sambutan 2. Evaluasi kinerja Q4 2025 3. Rencana kerja Q1 2026 4. Pembahasan anggaran 5. Penutup
Rapat koordinasi rutin seluruh tim IT untuk membahas evaluasi dan rencana kerja triwulan.

Klik atau seret file ke sini untuk mengunggah

PDF, DOC, DOCX (maks. 10MB)

Peserta

AF
Ahmad Fauzi Kepala Divisi IT
Moderator
SR
Siti Rahmawati Manajer Proyek
Presenter
DN
Dewi Nurjanah Staff Administrasi
Pencatat
Pilih pengguna...
Peserta
Tambah
Peserta Presenter Moderator Pencatat
Batal Simpan

Status Rapat

Setiap rapat memiliki status yang menunjukkan kondisi terkini. Berikut adalah penjelasan masing-masing status:

Dijadwalkan

Rapat sudah dijadwalkan dan menunggu waktu pelaksanaan. Peserta dapat mengkonfirmasi atau menolak kehadiran selama rapat belum dimulai.

Berlangsung

Rapat sedang berlangsung. Penyelenggara dapat menandai kehadiran peserta dan mencatat poin-poin pembahasan selama rapat berjalan.

Selesai

Rapat telah selesai dilaksanakan. Notulen dan dokumentasi rapat dapat diunggah setelah rapat berakhir untuk keperluan arsip dan tindak lanjut.

Dibatalkan

Rapat dibatalkan oleh penyelenggara. Seluruh peserta akan menerima notifikasi pembatalan. Rapat yang dibatalkan tidak dapat diaktifkan kembali.

Dijadwalkan
→
Berlangsung
→
Selesai
Dibatalkan (dari status Dijadwalkan)

Kehadiran Rapat

Sistem kehadiran rapat membantu mengelola konfirmasi dan pencatatan kehadiran peserta secara terstruktur.

Konfirmasi Kehadiran

Peserta dapat mengkonfirmasi atau menolak kehadiran sebelum rapat dimulai. Konfirmasi membantu penyelenggara mempersiapkan kebutuhan rapat.

Hadir Tidak Hadir Tentatif

Tandai Kehadiran

Saat rapat berlangsung, penyelenggara atau pencatat dapat menandai kehadiran peserta secara real-time melalui daftar hadir digital.

Statistik Kehadiran

Lihat ringkasan statistik kehadiran per rapat: jumlah peserta yang hadir, tidak hadir, dan persentase tingkat kehadiran.

eOffice / Rapat / Kehadiran

Daftar Kehadiran

Hadir: 7 / 8 88%
Ahmad Fauzi
Moderator Hadir
Siti Rahmawati
Presenter Hadir
Rudi Hermawan
Peserta Tidak Hadir

Notulen Rapat

Setelah rapat selesai, pencatat atau penyelenggara dapat mengunggah notulen rapat sebagai dokumentasi resmi. Notulen menjadi arsip penting untuk tindak lanjut dan referensi di kemudian hari.

Upload Notulen

Unggah file notulen rapat dalam format PDF, DOC, atau DOCX. File notulen akan terlampir pada detail rapat dan dapat diunduh oleh seluruh peserta rapat.

Format: PDF, DOC, DOCX • Maks. 10MB

Rekaman Rapat

Tambahkan tautan rekaman rapat untuk rapat yang dilaksanakan secara online atau hybrid. Peserta dapat mengakses rekaman melalui halaman detail rapat.

Mendukung link dari Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, dll.
eOffice / Rapat / Notulen

Notulen Rapat

Unggah file notulen

PDF, DOC, DOCX (maks. 10MB)

https://meet.google.com/rec/xxx-xxxx

Masukkan URL rekaman dari Google Meet, Zoom, atau platform lainnya.

Notulen_Rapat_Koordinasi_IT_20260301.pdf

245 KB • Diunggah oleh Dewi Nurjanah • 01 Mar 2026, 14:30

Unduh
Batal Simpan Notulen

Deskripsi Field

Penjelasan lengkap untuk setiap field pada formulir rapat:

Field Wajib Deskripsi
Judul Rapat Ya Nama atau judul rapat yang deskriptif. Gunakan judul yang jelas agar peserta memahami topik utama pembahasan. Contoh: "Rapat Koordinasi Tim IT Triwulan I".
Jenis Rapat Ya Kategori pelaksanaan rapat. Pilihan: Internal (antar pegawai), Eksternal (melibatkan pihak luar), Online (via platform digital), Hybrid (kombinasi fisik dan online).
Penyelenggara Ya Nama penanggung jawab pelaksanaan rapat. Penyelenggara memiliki hak untuk mengedit, membatalkan, dan mengelola seluruh aspek rapat.
Tanggal Ya Tanggal pelaksanaan rapat. Pilih menggunakan date picker. Tanggal tidak boleh kurang dari hari ini.
Waktu Mulai Ya Jam dimulainya rapat dalam format 24 jam (contoh: 09:00). Sistem akan memvalidasi agar waktu mulai tidak bertabrakan dengan rapat lain di lokasi yang sama.
Waktu Selesai Ya Jam berakhirnya rapat dalam format 24 jam (contoh: 11:00). Waktu selesai harus lebih besar dari waktu mulai.
Jenis Lokasi Ya Menentukan mode pelaksanaan rapat: Fisik (di ruang rapat), Online (via platform digital), atau Hybrid (gabungan keduanya). Pilihan ini menentukan field lokasi yang harus diisi.
Lokasi / Ruangan Ya Nama ruangan atau tempat pelaksanaan rapat fisik. Wajib diisi jika jenis lokasi adalah Fisik atau Hybrid. Contoh: "Ruang Rapat Utama Lt. 3".
URL Meeting Kondisional Tautan untuk bergabung ke rapat online. Wajib diisi jika jenis lokasi adalah Online atau Hybrid. Mendukung platform seperti Google Meet, Zoom, dan Microsoft Teams.
Agenda Ya Daftar poin pembahasan yang akan dibahas dalam rapat. Tuliskan agenda secara berurutan agar rapat berjalan terstruktur.
Deskripsi Tidak Informasi tambahan atau catatan mengenai rapat yang dapat membantu peserta mempersiapkan diri sebelum rapat.
File Agenda Tidak File dokumen agenda rapat yang dapat dilampirkan. Format yang didukung: PDF, DOC, DOCX. Ukuran maksimal 10MB.
Peserta Ya Daftar peserta rapat beserta peran masing-masing. Minimal harus ada satu peserta. Peran yang tersedia: Peserta Presenter Moderator Pencatat.
File Notulen Tidak File hasil notulen rapat yang diunggah setelah rapat selesai. Format yang didukung: PDF, DOC, DOCX. Ukuran maksimal 10MB.
Link Rekaman Tidak URL rekaman rapat dari platform meeting online. Dapat diisi setelah rapat selesai untuk referensi peserta yang tidak hadir.

Tips Penggunaan

Siapkan Agenda yang Jelas: Tulis agenda rapat secara terstruktur dan detail sebelum mengirim undangan. Agenda yang jelas membantu peserta mempersiapkan bahan dan mempercepat jalannya rapat.
Tentukan Peran Peserta: Pastikan setiap rapat memiliki moderator untuk memimpin jalannya rapat dan pencatat untuk mendokumentasikan pembahasan. Peran yang jelas meningkatkan efektivitas rapat.
Unggah Notulen Segera: Setelah rapat selesai, segera unggah notulen dan tambahkan link rekaman (jika ada). Dokumentasi yang cepat memudahkan peserta untuk menindaklanjuti hasil rapat.
Periksa Ketersediaan Ruangan: Sebelum menjadwalkan rapat fisik, pastikan ruangan yang dipilih tersedia dan tidak bentrok dengan jadwal rapat lain. Sistem akan memberikan peringatan jika terjadi konflik jadwal.
Rapat yang Dibatalkan Tidak Dapat Dikembalikan: Setelah rapat dibatalkan, statusnya bersifat permanen dan tidak dapat diubah kembali. Pastikan Anda sudah yakin sebelum membatalkan rapat, terutama jika peserta sudah banyak yang mengkonfirmasi kehadiran.
Pantau Konfirmasi Kehadiran: Sebelum rapat dimulai, periksa daftar konfirmasi kehadiran. Jika banyak peserta penting yang menolak hadir, pertimbangkan untuk menjadwalkan ulang agar rapat tetap efektif.

© 2026 OnePlatform ERP. Panduan Pengguna v1.0