Memo Internal

Alur Memo Internal

Memo internal mengikuti alur kerja terstruktur mulai dari pembuatan draft hingga pengiriman ke penerima. Setiap tahapan memiliki validasi dan kontrol akses yang ketat untuk memastikan memo diproses sesuai prosedur organisasi.

Draft

Buat & edit memo

→

Submit Workflow

Ajukan persetujuan

→

Review

Periksa oleh atasan

→

Persetujuan

Approve / reject

→

Tanda Tangan

Tanda tangan digital

→

Terkirim

Diterima penerima

Catatan: Memo yang masih berstatus Draft dapat diedit kapan saja. Setelah di-submit ke workflow, memo tidak dapat diubah kecuali dikembalikan (ditolak) oleh reviewer.

Daftar Memo

Halaman daftar memo menampilkan seluruh memo internal yang telah dibuat. Anda dapat memfilter berdasarkan klasifikasi, prioritas, status, serta rentang tanggal.

eoffice/memos

Buat Memo Baru

s/d Filter

No. Memo	Tanggal	Penerima	Perihal	Prioritas	Status	Aksi
MI/2026/03/001	05 Mar 2026	Divisi Keuangan	Permintaan Realisasi Anggaran Q1 2026	Mendesak	Draft	Edit
MI/2026/03/002	04 Mar 2026	Seluruh Kepala Bagian	Jadwal Rapat Evaluasi Kinerja Bulanan	Tinggi	Menunggu Persetujuan	Lihat
MI/2026/02/015	28 Feb 2026	Divisi SDM, Divisi Umum	Kebijakan Kerja Hybrid Periode Maret 2026	Normal	Disetujui	Lihat

Menampilkan 1-3 dari 18 memo

« Sebelumnya 1 2 3 Selanjutnya »

Membuat Memo Baru

Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat memo internal baru. Pastikan semua informasi terisi lengkap sebelum mengajukan ke workflow persetujuan.

Pilih Tanggal dan Klasifikasi

Tentukan tanggal memo dan pilih klasifikasi dokumen (Biasa, Rahasia, atau Sangat Rahasia). Klasifikasi menentukan tingkat kerahasiaan dan siapa saja yang dapat mengakses memo ini.

Pilih Penerima Memo

Tentukan penerima memo menggunakan komponen pemilihan pengguna. Anda dapat memilih beberapa penerima sekaligus, baik individu maupun berdasarkan divisi/departemen.

Pilih Penandatangan

Pilih pejabat yang akan menandatangani memo. Penandatangan biasanya merupakan atasan yang berwenang sesuai dengan jenis dan tingkat kepentingan memo.

Tulis Konten Memo

Gunakan rich text editor untuk menulis isi memo. Editor mendukung format teks (bold, italic, underline), daftar berurutan/tidak berurutan, tabel, dan penyisipan gambar.

Upload Lampiran

Tambahkan file lampiran jika diperlukan. Format yang didukung meliputi PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, dan PNG. Ukuran maksimum per file adalah 10 MB.

Simpan atau Submit Workflow

Klik Buat Memo untuk menyimpan sebagai draft, atau langsung Submit Workflow untuk mengajukan memo ke proses persetujuan. Draft dapat diedit kembali kapan saja sebelum disubmit.

Formulir Memo

Berikut adalah tampilan formulir pembuatan memo internal. Pastikan semua field wajib terisi sebelum menyimpan.

eoffice/memos/create

Buat Memo Internal Baru

Tanggal *

Klasifikasi *

Prioritas *

Status

Penerima *

Budi Santoso - Divisi Keuangan × Siti Rahayu - Divisi SDM ×

Pilih satu atau lebih penerima memo

Penandatangan *

Dr. Ahmad Wijaya, M.M. - Direktur Utama

Pilih pejabat yang akan menandatangani memo

Perihal *

Konten *

B I U S

Dengan hormat,

Sehubungan dengan kebutuhan pengelolaan anggaran untuk kuartal kedua tahun 2026, bersama ini kami sampaikan beberapa hal penting sebagai berikut:

Setiap divisi wajib menyampaikan rencana anggaran paling lambat tanggal 15 Maret 2026.
Format pengajuan mengikuti template yang telah disiapkan oleh Divisi Keuangan.
Evaluasi dan pembahasan anggaran akan dilaksanakan pada minggu keempat Maret 2026.

Demikian memo ini disampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.

Catatan

Lampiran

Klik untuk upload atau seret file ke sini

PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, PNG (maks. 10 MB per file)

Template_Anggaran_Q2_2026.pdf 245 KB ×

Batal Buat Memo

Workflow Persetujuan Memo

Setelah memo disimpan sebagai draft, Anda dapat mengajukannya ke workflow persetujuan. Memo akan melalui beberapa tahapan verifikasi dan persetujuan sebelum ditandatangani dan dikirim ke penerima.

1

Submit Workflow

Pembuat memo mengajukan memo yang telah disusun ke dalam sistem workflow. Status memo berubah dari Draft menjadi Menunggu Review. Setelah disubmit, konten memo terkunci dan tidak dapat diubah.

2

Review oleh Atasan

Atasan langsung atau reviewer yang ditunjuk memeriksa konten, penerima, dan kelengkapan memo. Reviewer dapat memberikan catatan atau mengembalikan memo untuk revisi jika terdapat kekurangan.

3

Persetujuan

Pejabat berwenang memberikan persetujuan akhir terhadap memo. Pada tahap ini, memo dapat disetujui (approved) atau ditolak (rejected). Jika ditolak, memo dikembalikan ke pembuat dengan catatan alasan penolakan.

4

Tanda Tangan Digital

Setelah disetujui, penandatangan membubuhkan tanda tangan digital pada dokumen memo. Sertifikat digital digunakan untuk menjamin keaslian dan integritas dokumen.

5

Kirim ke Penerima

Memo yang telah ditandatangani secara otomatis dikirimkan ke seluruh penerima yang terdaftar. Penerima akan mendapatkan notifikasi dan dapat mengakses memo melalui modul eOffice.

Workflow Tracker - MI/2026/03/002

Status Persetujuan Memo

Memo Dibuat

Rina Wulandari — 04 Mar 2026, 09:15

Submit Workflow

Rina Wulandari — 04 Mar 2026, 09:20

Review oleh Kepala Bagian

Hendra Prasetyo — 04 Mar 2026, 10:45

Disetujui — "Konten memo sudah sesuai."

Menunggu Persetujuan Direktur

Menunggu tindakan dari Dr. Ahmad Wijaya, M.M.

Tanda Tangan Digital

Menunggu tahap sebelumnya

Terkirim ke Penerima

Menunggu tahap sebelumnya

Perhatian: Jika memo ditolak pada tahap mana pun, status memo akan kembali ke Draft dan pembuat dapat melakukan revisi sebelum mengajukan ulang ke workflow.

Tanda Tangan Digital

Memo yang telah disetujui akan ditandatangani secara digital oleh penandatangan yang ditunjuk. Tanda tangan digital menjamin keaslian, integritas, dan non-repudiation dokumen.

Proses Penandatanganan

Penandatangan menerima notifikasi untuk menandatangani memo. Klik tombol Tanda Tangani pada halaman detail memo, lalu konfirmasi dengan memasukkan PIN atau password akun.

Sertifikat Digital

Sistem menghasilkan sertifikat digital berbasis standar X.509 untuk setiap penandatangan. Sertifikat berisi identitas penandatangan, organisasi, dan masa berlaku sertifikat.

Verifikasi Tanda Tangan

Setiap dokumen yang telah ditandatangani memiliki QR Code verifikasi. Penerima dapat memindai QR Code atau mengakses link verifikasi untuk memastikan keaslian dokumen.

Tips: Pastikan penandatangan telah mengaktifkan sertifikat digital melalui menu Pengaturan > Tanda Tangan Digital sebelum proses penandatanganan dilakukan. Sertifikat yang kedaluwarsa harus diperbarui terlebih dahulu.

Download & Cetak PDF

Memo internal dapat diunduh dalam format PDF untuk keperluan arsip fisik, distribusi manual, atau pencetakan. Terdapat dua jenis PDF yang dapat dihasilkan.

Draft PDF

PDF tanpa tanda tangan digital. Ditandai dengan watermark "DRAFT" pada setiap halaman. Digunakan untuk keperluan review internal sebelum memo disetujui dan ditandatangani secara resmi.

Signed PDF (PDF Resmi)

PDF lengkap dengan tanda tangan digital dan QR Code verifikasi. Dokumen ini merupakan versi resmi yang sah secara digital dan dapat digunakan sebagai bukti korespondensi internal organisasi.

Lihat Inline (Preview)

Buka PDF langsung di browser tanpa mengunduh file. Cocok untuk peninjauan cepat. Klik tombol Preview PDF pada halaman detail memo.

Download File

Unduh file PDF ke perangkat Anda untuk disimpan secara lokal atau dicetak. Klik tombol Download PDF pada halaman detail memo. Nama file otomatis mengikuti format nomor memo.

Deskripsi Field

Berikut adalah penjelasan lengkap setiap field pada formulir memo internal.

Field	Wajib	Tipe	Keterangan
Tanggal	Ya	Date	Tanggal pembuatan memo. Default-nya adalah tanggal hari ini. Dapat diubah sesuai kebutuhan.
Nomor Memo	Otomatis	Text	Nomor urut memo yang dibuat secara otomatis oleh sistem dengan format `MI/YYYY/MM/NNN`.
Klasifikasi	Ya	Select	Tingkat kerahasiaan dokumen: Biasa, Rahasia, atau Sangat Rahasia. Menentukan hak akses terhadap memo.
Prioritas	Ya	Select	Tingkat urgensi memo: Normal, Tinggi, atau Mendesak. Memo mendesak akan ditampilkan lebih menonjol pada dashboard penerima.
Status	Otomatis	Badge	Status terkini memo: Draft, Menunggu Review, Menunggu Persetujuan, Disetujui, Ditolak, atau Terkirim.
Penerima	Ya	Multi-select	Satu atau lebih penerima memo. Dapat memilih pengguna individu atau berdasarkan divisi/departemen.
Penandatangan	Ya	Single-select	Pejabat yang akan menandatangani memo secara digital. Harus memiliki sertifikat digital aktif di sistem.
Perihal	Ya	Text	Subjek atau judul singkat memo yang menjelaskan inti pesan. Maksimal 255 karakter.
Konten	Ya	Rich Text	Isi utama memo. Mendukung format teks (bold, italic, underline), daftar, tabel, sisipan gambar, dan link.
Catatan	Tidak	Textarea	Catatan tambahan yang bersifat internal dan tidak ditampilkan pada dokumen memo yang dicetak.
Lampiran	Tidak	File Upload	File pendukung dengan format PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, atau PNG. Ukuran maksimal 10 MB per file. Dapat mengunggah lebih dari satu file.

Tips & Praktik Terbaik

Gunakan klasifikasi yang tepat. Pilih klasifikasi Rahasia atau Sangat Rahasia hanya untuk memo yang memang memerlukan pembatasan akses. Klasifikasi yang terlalu tinggi dapat menghambat distribusi informasi yang seharusnya diketahui banyak pihak.

Tulis perihal yang jelas dan ringkas. Perihal memo harus langsung menjelaskan inti pesan. Hindari perihal yang terlalu panjang atau ambigu. Contoh yang baik: "Kebijakan Pengelolaan Anggaran Q2 2026". Contoh yang kurang baik: "Pemberitahuan Penting".

Periksa daftar penerima sebelum submit. Pastikan semua penerima yang dituju telah ditambahkan dan tidak ada yang terlewat. Setelah memo di-submit ke workflow, daftar penerima tidak dapat diubah.

Simpan draft secara berkala. Jika Anda sedang menyusun memo yang panjang, simpan sebagai draft secara berkala untuk menghindari kehilangan data akibat gangguan koneksi atau sesi yang berakhir.

Memo yang sudah terkirim tidak dapat dihapus. Memo yang telah ditandatangani dan dikirim ke penerima menjadi arsip resmi organisasi. Jika terdapat kesalahan pada memo yang sudah terkirim, buat memo baru sebagai koreksi atau pembatalan memo sebelumnya.

Gunakan lampiran untuk data pendukung. Alih-alih memasukkan tabel data yang panjang ke dalam konten memo, lebih baik lampirkan sebagai file terpisah (Excel atau PDF). Hal ini menjaga agar isi memo tetap ringkas dan mudah dibaca.