Beranda / eOffice / Ikhtisar

Modul eOffice

Sistem manajemen perkantoran elektronik untuk pengelolaan surat-menyurat, disposisi, workflow persetujuan, dan arsip dokumen.

Fitur Utama

Surat Masuk

Kelola surat masuk, pencatatan, dan pelacakan surat dari pihak eksternal.

Surat Keluar

Buat dan kirim surat keluar dengan template dan penomoran otomatis.

Memo Internal

Buat memo internal dengan workflow persetujuan dan tanda tangan digital.

Disposisi

Distribusikan dan tindak lanjuti surat dengan sistem disposisi berjenjang.

Workflow & Persetujuan

Atur alur persetujuan multi-level untuk dokumen dan surat.

SPPD

Kelola Surat Perintah Perjalanan Dinas dan biaya perjalanan.

Rapat

Jadwalkan rapat, kelola peserta, dan catat notulen.

Arsip Dokumen

Arsipkan dokumen dengan kebijakan retensi dan manajemen versi.

Alur Siklus Dokumen

Setiap dokumen dalam modul eOffice mengikuti alur siklus berikut, dari pembuatan hingga pengarsipan.

Pembuatan
→
Persetujuan
→
Disposisi
→
Tindak Lanjut
→
Arsip

Penjelasan Alur Dokumen

Pembuatan Dokumen

Pengguna membuat dokumen baru (surat masuk, surat keluar, memo, atau SPPD) melalui formulir yang tersedia. Sistem akan memberikan nomor registrasi secara otomatis sesuai format yang telah dikonfigurasi.

Proses Persetujuan

Dokumen yang memerlukan persetujuan akan dikirim ke pejabat terkait melalui workflow multi-level. Setiap level penyetuju dapat menyetujui, menolak, atau meminta revisi dokumen.

Disposisi Surat

Setelah disetujui, surat dapat didisposisikan ke unit atau pejabat yang ditunjuk. Sistem disposisi berjenjang memungkinkan pelimpahan tugas secara hierarkis dengan catatan instruksi.

Tindak Lanjut

Penerima disposisi melaksanakan tindak lanjut sesuai instruksi dan melaporkan hasilnya. Status tindak lanjut dapat dipantau secara real-time oleh atasan dan pihak terkait.

Pengarsipan

Dokumen yang telah selesai diproses akan diarsipkan secara otomatis dengan metadata lengkap. Kebijakan retensi dapat dikonfigurasi untuk memastikan pengelolaan arsip sesuai regulasi.

Tips Penggunaan

Gunakan Dashboard untuk Monitoring
Dashboard eOffice menampilkan ringkasan surat masuk, surat keluar, disposisi tertunda, dan dokumen yang memerlukan tindak lanjut. Biasakan memantau dashboard di awal hari kerja untuk mengetahui prioritas tugas.
Manfaatkan Template Surat
Modul eOffice menyediakan template surat yang dapat dikonfigurasi oleh administrator. Gunakan template yang tersedia untuk mempercepat pembuatan surat dan memastikan konsistensi format di seluruh organisasi.
Perhatikan Batas Waktu Disposisi
Setiap disposisi memiliki batas waktu penyelesaian. Pastikan untuk menindaklanjuti disposisi sebelum tenggat waktu agar tidak menghambat alur kerja. Sistem akan mengirim notifikasi pengingat secara otomatis.
Keamanan Dokumen Rahasia
Dokumen dengan klasifikasi rahasia hanya dapat diakses oleh pengguna yang memiliki izin khusus. Jangan membagikan dokumen rahasia melalui saluran yang tidak aman. Gunakan fitur enkripsi dan tanda tangan digital untuk menjaga keotentikan dokumen.
Pencarian Cepat
Gunakan fitur pencarian untuk menemukan surat atau dokumen berdasarkan nomor surat, pengirim, perihal, atau tanggal. Filter lanjutan tersedia untuk mempersempit hasil pencarian sesuai kebutuhan.

© 2026 OnePlatform ERP. Panduan Pengguna v1.0