Pengaturan - Panduan eOffice OnePlatform

Kategori Pengaturan

Modul eOffice menyediakan dua kategori pengaturan utama yang dapat dikonfigurasi oleh administrator.

Template Surat

Kelola template untuk surat keluar termasuk kop surat, format standar, dan merge fields untuk pengisian otomatis data.

Tanda Tangan Digital

Kelola tanda tangan digital pengguna untuk digunakan pada dokumen resmi, surat keluar, dan memo internal.

Template Surat

Halaman Template Surat menampilkan daftar template yang tersedia untuk pembuatan surat keluar. Administrator dapat membuat, mengedit, dan mengelola template sesuai kebutuhan organisasi.

eOffice / Pengaturan / Template Surat

Template Surat

Buat Template Baru

Klasifikasi

Semua Klasifikasi

Jenis Template

Semua (Kop Surat / Format)

Status

Semua Status

Nama	Jenis	Klasifikasi	Merge Fields	Status	Aksi
Surat Resmi Standar Dibuat: 15 Jan 2026	Kop Surat	Biasa	nomor_surat tanggal perihal	Aktif	Edit Preview
Surat Undangan Rapat Dibuat: 20 Jan 2026	Format	Biasa	tanggal_rapat lokasi agenda	Aktif	Edit Preview
Surat Perjanjian Kerja Sama Dibuat: 05 Feb 2026	Format	Terbatas	pihak_kedua nilai_kontrak durasi	Nonaktif	Edit Preview

Menampilkan 3 template

2 Aktif 1 Nonaktif

Membuat Template

Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat template surat baru:

Buka Halaman Template Surat

Navigasi ke menu Pengaturan > Template Surat pada sidebar eOffice. Halaman ini menampilkan daftar semua template yang tersedia beserta statusnya.

Klik Buat Template Baru

Klik tombol Buat Template Baru di pojok kanan atas halaman. Sistem akan menampilkan formulir pembuatan template dengan berbagai kolom yang perlu diisi.

Isi Informasi Template

Lengkapi informasi template termasuk: Nama Template (nama deskriptif), Jenis (Kop Surat atau Format), Klasifikasi (Biasa, Terbatas, Rahasia), dan Konten Template menggunakan editor teks yang tersedia. Gunakan placeholder merge fields dengan format {{nama_field}} untuk data dinamis.

Konfigurasi Merge Fields

Tentukan merge fields yang akan digunakan pada template. Merge fields adalah placeholder yang akan diganti secara otomatis dengan data aktual saat surat dibuat. Contoh: {{nomor_surat}}, {{tanggal}}, {{perihal}}.

Preview dan Simpan

Klik tombol Preview untuk melihat tampilan template sebelum menyimpan. Pastikan tata letak, format, dan merge fields sudah benar. Setelah puas dengan hasilnya, klik Simpan untuk menyimpan template. Template baru akan berstatus Aktif secara default.

Tanda Tangan Digital

Halaman Tanda Tangan Digital memungkinkan pengguna mengunggah dan mengelola tanda tangan digital mereka. Tanda tangan ini digunakan pada surat keluar, memo internal, dan dokumen resmi lainnya.

eOffice / Pengaturan / Tanda Tangan Digital

Tanda Tangan Digital

Tambah Tanda Tangan

Default

Budi Santoso

Direktur Utama

Diunggah: 10 Jan 2026

Preview Hapus

Siti Rahayu

Kepala Divisi SDM

Diunggah: 15 Jan 2026

Set Default Preview Hapus

Ahmad Fauzi

Kepala Divisi Operasional

Diunggah: 20 Feb 2026

Set Default Preview Hapus

3 tanda tangan terdaftar Format: PNG, JPG • Maks: 2MB

Mengelola Tanda Tangan

Ikuti langkah-langkah berikut untuk mengunggah dan mengelola tanda tangan digital Anda:

Upload Tanda Tangan

Klik tombol Tambah Tanda Tangan di pojok kanan atas halaman. Pilih file gambar tanda tangan Anda dalam format PNG atau JPG dengan ukuran maksimal 2MB. Disarankan menggunakan gambar dengan latar belakang transparan (PNG) untuk hasil terbaik pada dokumen. Sistem akan secara otomatis menampilkan preview setelah file diunggah.

Set sebagai Default

Setelah mengunggah tanda tangan, klik tombol Set Default pada kartu tanda tangan yang ingin dijadikan sebagai tanda tangan utama. Tanda tangan default akan digunakan secara otomatis pada semua dokumen yang Anda tandatangani. Hanya satu tanda tangan yang dapat menjadi default pada satu waktu. Kartu tanda tangan default ditandai dengan badge biru dan border biru.

Preview Tanda Tangan

Klik tombol Preview pada kartu tanda tangan untuk melihat tampilan tanda tangan dalam ukuran penuh. Fitur preview juga menampilkan bagaimana tanda tangan akan terlihat pada dokumen resmi, termasuk posisi dan proporsi relatif terhadap teks di sekitarnya. Pastikan tanda tangan terlihat jelas dan profesional sebelum digunakan.

Tips Pengaturan

Gunakan Template untuk Konsistensi
Template surat memastikan semua surat keluar mengikuti format standar organisasi. Buat template untuk setiap jenis surat yang sering digunakan seperti surat undangan, perjanjian kerja sama, dan surat edaran agar proses pembuatan surat lebih cepat dan konsisten.

Tanda Tangan dengan Latar Transparan
Untuk hasil terbaik, unggah gambar tanda tangan dalam format PNG dengan latar belakang transparan. Tanda tangan dengan latar transparan akan terlihat lebih profesional dan menyatu dengan baik pada berbagai jenis template surat.

Nonaktifkan Template yang Tidak Digunakan
Jika ada template surat yang sudah tidak relevan atau telah diganti dengan versi baru, ubah statusnya menjadi Nonaktif alih-alih menghapusnya. Template nonaktif tidak akan muncul pada daftar pilihan saat membuat surat baru, tetapi tetap tersimpan sebagai referensi.

Keamanan Tanda Tangan Digital
Jaga kerahasiaan tanda tangan digital Anda. Jangan membagikan file gambar tanda tangan kepada pihak yang tidak berwenang. Tanda tangan digital memiliki kekuatan hukum yang setara dengan tanda tangan basah untuk dokumen internal organisasi. Segera hapus tanda tangan yang sudah tidak digunakan.

Merge Fields yang Tepat
Gunakan merge fields yang sesuai dengan data yang tersedia dalam sistem. Daftar merge fields yang dapat digunakan antara lain: {{nomor_surat}}, {{tanggal}}, {{perihal}}, {{tujuan}}, dan {{penandatangan}}.