Kelola dan catat seluruh surat masuk dari pihak eksternal maupun internal organisasi.
Halaman daftar surat masuk menampilkan seluruh surat yang telah diterima oleh organisasi. Anda dapat mencari, memfilter, dan mengurutkan data berdasarkan berbagai kriteria.
| No. Surat | Tanggal | Pengirim | Perihal | Prioritas | Aksi |
|---|---|---|---|---|---|
| SM/2026/03/001 | 03 Mar 2026 | PT Bank Negara Indonesia | Permohonan Kerja Sama Layanan Perbankan | Mendesak | Lihat |
| SM/2026/03/002 | 02 Mar 2026 | Dinas Pendidikan Kota Surabaya | Undangan Rapat Koordinasi Pendidikan Semester II | Tinggi | Lihat |
| SM/2026/02/015 | 28 Feb 2026 | CV Mitra Sejahtera | Penawaran Jasa Pemeliharaan Gedung Kantor | Normal | Lihat |
Ikuti langkah-langkah berikut untuk mencatat surat masuk baru ke dalam sistem.
Pada halaman daftar surat masuk, klik tombol biru "Buat Surat Masuk Baru" yang berada di pojok kanan atas. Anda akan diarahkan ke halaman formulir pencatatan surat masuk.
Lengkapi seluruh field yang tersedia pada formulir. Field yang bertanda bintang (*) bersifat wajib diisi. Pastikan data yang dimasukkan sesuai dengan informasi pada surat fisik yang diterima, termasuk nomor referensi, tanggal surat, pengirim, dan perihal.
Unggah hasil scan atau foto surat asli melalui field "File Asli". Format yang didukung meliputi PDF, JPG, dan PNG dengan ukuran maksimal 10 MB per file. Pastikan hasil scan terlihat jelas dan terbaca.
Setelah semua data terisi dengan benar, klik tombol "Simpan" untuk menyimpan data surat masuk. Sistem akan secara otomatis memberikan nomor registrasi, membuat QR code, dan mencatat waktu penerimaan. Anda akan diarahkan ke halaman detail surat.
Berikut adalah tampilan formulir untuk mencatat surat masuk baru. Isi setiap field sesuai dengan informasi yang tertera pada surat.
Penjelasan lengkap setiap field pada formulir surat masuk.
| Field | Wajib | Keterangan |
|---|---|---|
| Nomor Referensi | Tidak | Nomor referensi surat dari pengirim. Biasanya tercantum pada kop surat atau bagian atas surat asli. |
| Tanggal Surat | Ya | Tanggal surat ditulis oleh pengirim, sesuai yang tertera pada surat. |
| Tanggal Diterima | Ya | Tanggal surat diterima oleh organisasi. Sistem akan mengisi otomatis dengan tanggal hari ini, tetapi dapat diubah. |
| Nama Pengirim | Ya | Nama instansi, perusahaan, atau perorangan yang mengirimkan surat. |
| Alamat Pengirim | Tidak | Alamat lengkap pengirim surat untuk keperluan arsip dan korespondensi balasan. |
| Perihal | Ya | Perihal atau subjek surat. Tuliskan ringkasan isi surat secara singkat dan jelas. |
| Klasifikasi | Ya | Klasifikasi arsip surat sesuai dengan kode klasifikasi yang berlaku (contoh: Umum, Kepegawaian, Keuangan, Perlengkapan). |
| Prioritas | Ya | Tingkat prioritas penanganan surat: Rendah Normal Tinggi Mendesak |
| Tingkat Keamanan | Ya | Level keamanan dokumen: Publik Rahasia Sangat Rahasia. Menentukan siapa yang dapat mengakses surat. |
| File Asli | Tidak | Upload hasil scan atau foto surat asli. Format yang didukung: PDF, JPG, PNG. Ukuran maksimal 10 MB per file. |
| Catatan | Tidak | Catatan tambahan terkait surat masuk, misalnya instruksi awal, konteks, atau informasi pelengkap lainnya. |
Halaman detail menampilkan informasi lengkap surat masuk, riwayat disposisi, dan tindakan cepat yang dapat dilakukan.
Permohonan Kerja Sama Layanan Perbankan
Permohonan Kerja Sama Layanan Perbankan untuk pembukaan rekening korporat dan fasilitas cash management system bagi kebutuhan operasional organisasi.
Surat diterima via kurir resmi BNI. Mohon segera ditindaklanjuti oleh Bagian Keuangan.
Gunakan fitur filter dan pencarian untuk menemukan surat masuk dengan cepat. Berikut penjelasan masing-masing opsi filter yang tersedia.
Cari berdasarkan nomor surat, nama pengirim, atau perihal surat. Ketik minimal 3 karakter untuk memulai pencarian.
Filter berdasarkan klasifikasi arsip surat seperti Umum, Kepegawaian, Keuangan, atau Perlengkapan.
Filter berdasarkan tingkat prioritas: Rendah, Normal, Tinggi, atau Mendesak untuk fokus pada surat yang perlu segera ditangani.
Filter berdasarkan rentang tanggal penerimaan surat. Gunakan field tanggal "dari" dan "sampai" untuk menentukan periode.