Surat Keluar
Buat, kelola, dan kirim surat keluar organisasi dengan template dan penomoran otomatis.
Alur Surat Keluar
Setiap surat keluar melewati beberapa tahapan sebelum dikirim ke penerima. Berikut adalah alur proses surat keluar:
Persetujuan
Draft
Surat baru dibuat dan masih dalam tahap penyusunan. Dapat diedit, ditambahkan lampiran, atau dihapus kapan saja.
Menunggu Persetujuan
Surat telah diajukan dan menunggu persetujuan dari atasan atau pejabat berwenang sesuai workflow yang berlaku.
Terkirim
Surat telah disetujui dan dikirim ke penerima. Nomor surat resmi diberikan secara otomatis. Surat tidak dapat diubah lagi.
Daftar Surat Keluar
Halaman daftar surat keluar menampilkan seluruh surat yang pernah dibuat, lengkap dengan filter untuk mempermudah pencarian.
Surat Keluar
Buat Surat Keluar Baru| No. Surat | Tanggal | Penerima | Perihal | Prioritas | Status | Aksi |
|---|---|---|---|---|---|---|
| OUT/2026/03/001 | 05 Mar 2026 | PT Mitra Sejahtera | Penawaran Kerja Sama Proyek Infrastruktur | Tinggi | Terkirim |
Lihat
Cetak
|
| OUT/2026/03/002 | 04 Mar 2026 | Dinas Pendidikan Kota | Permohonan Izin Kegiatan Pelatihan | Sedang | Menunggu Persetujuan |
Lihat
Edit
|
| — | 03 Mar 2026 | CV Teknologi Nusantara | Undangan Rapat Evaluasi Kuartal I | Normal | Draft |
Edit
Hapus
|
Membuat Surat Keluar
Ikuti langkah-langkah berikut untuk membuat surat keluar baru:
Klik "Buat Surat Keluar Baru"
Pada halaman daftar surat keluar, klik tombol Buat Surat Keluar Baru yang terletak di pojok kanan atas. Anda akan diarahkan ke halaman formulir pembuatan surat.
Pilih Template (Opsional)
Jika tersedia, Anda dapat memilih template surat yang telah disediakan oleh administrator. Template akan mengisi sebagian field secara otomatis, termasuk format penomoran dan tata letak surat.
Isi Formulir Surat Keluar
Lengkapi seluruh field yang diperlukan, termasuk data penerima, perihal, klasifikasi surat, tingkat prioritas, dan konten surat. Field bertanda * wajib diisi.
Upload Lampiran
Jika diperlukan, tambahkan file lampiran pada surat keluar. Format yang didukung antara lain PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, dan PNG. Ukuran maksimal per file adalah 10 MB.
Simpan sebagai Draft atau Kirim
Klik Simpan Draft untuk menyimpan surat sebagai draft yang masih dapat diedit, atau klik Kirim untuk langsung mengajukan surat ke proses persetujuan.
Formulir Surat Keluar
Berikut adalah tampilan formulir pembuatan surat keluar beserta field yang perlu diisi:
Buat Surat Keluar Baru
Dengan hormat,
Bersama surat ini kami sampaikan penawaran kerja sama terkait proyek infrastruktur yang akan dilaksanakan pada kuartal II tahun 2026. Adapun rincian penawaran terlampir dalam dokumen yang kami sertakan.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
Seret & lepas file di sini, atau klik untuk memilih file
PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, PNG (maks. 10 MB per file)
Proposal_Kerjasama_2026.pdf
2.4 MB
Deskripsi Field
Penjelasan lengkap untuk setiap field pada formulir surat keluar:
| Field | Wajib | Deskripsi |
|---|---|---|
| Nomor Referensi | Ya | Nomor surat yang dihasilkan secara otomatis oleh sistem berdasarkan format penomoran yang telah dikonfigurasi. Dapat diubah secara manual jika diperlukan. |
| Tanggal Surat | Ya | Tanggal pembuatan surat. Secara default diisi dengan tanggal hari ini, namun dapat diubah sesuai kebutuhan. |
| Nama Penerima | Ya | Nama lengkap individu, instansi, atau organisasi yang menjadi tujuan surat. Dapat dipilih dari daftar kontak atau diketik manual. |
| Alamat Penerima | Tidak | Alamat lengkap penerima surat. Akan terisi otomatis jika penerima dipilih dari daftar kontak yang telah memiliki data alamat. |
| Perihal | Ya | Subjek atau topik utama surat keluar. Deskripsi singkat yang menjelaskan isi surat secara jelas. |
| Klasifikasi | Ya | Jenis atau kategori surat, misalnya: Surat Resmi, Surat Undangan, Surat Edaran, Surat Pengantar, Surat Keterangan, dll. |
| Prioritas | Ya | Tingkat urgensi surat. Pilihan: Normal Sedang Tinggi |
| Tingkat Keamanan | Tidak | Tingkat kerahasiaan surat. Pilihan: Biasa, Terbatas, Rahasia, Sangat Rahasia. Menentukan siapa saja yang dapat mengakses surat. |
| Konten Surat | Ya | Isi surat yang ditulis menggunakan editor teks kaya (rich text). Mendukung format teks, tabel, daftar, dan tautan. |
| File Lampiran | Tidak | Dokumen pendukung yang disertakan bersama surat. Format: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, PNG. Maksimal 10 MB per file. |
Mengirim Surat
Setelah surat keluar selesai disusun, Anda dapat mengubah statusnya dari draft menjadi terkirim melalui proses berikut:
Buka Surat Keluar dari Daftar
Pada halaman daftar surat keluar, cari surat dengan status Draft yang ingin dikirim, lalu klik tombol Edit.
Periksa Kelengkapan Surat
Pastikan seluruh field wajib telah terisi dengan benar. Periksa kembali nama penerima, perihal, konten surat, dan lampiran yang diperlukan.
Klik Tombol "Kirim"
Klik tombol Kirim untuk mengajukan surat ke proses persetujuan. Surat akan berubah status menjadi Menunggu Persetujuan.
Proses Persetujuan
Pejabat berwenang akan menerima notifikasi dan dapat menyetujui atau menolak surat. Setelah disetujui, status berubah menjadi Terkirim dan nomor surat resmi diberikan.
Menggunakan Template
Template surat membantu mempercepat pembuatan surat keluar dengan format yang konsisten. Berikut cara menggunakan fitur template:
Pilih Template saat Membuat Surat Baru
Pada bagian atas formulir pembuatan surat, pilih template dari dropdown Pilih Template. Sistem menyediakan berbagai template seperti Surat Undangan, Surat Pengantar, Surat Keterangan, dan lainnya.
Field Terisi Otomatis
Setelah template dipilih, beberapa field seperti klasifikasi, format penomoran, dan konten surat akan terisi secara otomatis sesuai konfigurasi template.
Sesuaikan Konten
Edit dan sesuaikan konten surat sesuai kebutuhan. Bagian yang diisi otomatis oleh template dapat diubah kapan saja sebelum surat dikirim.
© 2026 OnePlatform ERP. Panduan Pengguna v1.0