Panduan validasi pencocokan tiga dokumen: Purchase Order, Penerimaan Barang (GR), dan Faktur Pembelian untuk memastikan akurasi dan mencegah pembayaran yang tidak sesuai.
Three-Way Matching membandingkan tiga dokumen secara otomatis untuk memverifikasi bahwa kuantitas dan harga pada faktur sesuai dengan apa yang dipesan (PO) dan apa yang diterima (GR).
Administrator dapat mengatur batas toleransi perbedaan yang diperbolehkan antara dokumen. Default toleransi adalah 5%.
| Parameter | Default | Keterangan |
|---|---|---|
| Toleransi Kuantitas | 5% | Perbedaan qty PO vs GR vs Faktur yang masih diperbolehkan |
| Toleransi Harga | 5% | Perbedaan harga PO vs Faktur yang masih diperbolehkan |
| Mode Enforcement | Warn | Warn = peringatan saja, Block = blokir persetujuan faktur |
Sistem menggunakan kode warna untuk menampilkan hasil pencocokan:
| Item | Qty PO | Qty GR | Qty Faktur | Harga PO | Harga Faktur | Status |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Laptop Dell Inspiron 15 | 3 | 3 | 3 | Rp 8.500.000 | Rp 8.500.000 | Cocok |
| Mouse Logitech M350 | 5 | 5 | 5 | Rp 350.000 | Rp 365.000 | Peringatan (4.3%) |
| Indikator | Warna | Keterangan | Aksi |
|---|---|---|---|
| Cocok | Hijau | Semua nilai cocok atau dalam toleransi 0% | Faktur dapat disetujui |
| Peringatan | Kuning | Perbedaan dalam batas toleransi (1-5%) | Faktur dapat disetujui dengan catatan |
| Tidak Cocok | Merah | Perbedaan melebihi batas toleransi (>5%) | Faktur diblokir, perlu review manual |
Sistem menampilkan peringatan saat ada perbedaan, namun approver tetap dapat menyetujui faktur dengan memberikan justifikasi.
Sistem memblokir persetujuan faktur jika ada item dengan status Tidak Cocok. Faktur harus direvisi atau toleransi harus disesuaikan.