Panduan lengkap untuk mengelola seluruh proses pengadaan barang dan jasa perusahaan Anda menggunakan modul Purchasing di OnePlatform ERP.
Modul Purchasing mengikuti alur pengadaan standar yang terintegrasi dari permintaan hingga pembayaran. Setiap tahapan saling terhubung dan dapat dilacak secara real-time.
Departemen atau pengguna mengajukan permintaan pembelian barang/jasa yang dibutuhkan. Permintaan ini akan melewati proses persetujuan sebelum diproses lebih lanjut. Setiap permintaan berisi detail item, kuantitas, dan estimasi harga.
Setelah permintaan disetujui, bagian purchasing membuat Purchase Order resmi yang dikirim ke vendor. PO berisi detail item, harga yang disepakati, syarat pembayaran, dan jadwal pengiriman. PO dapat dibuat dari PR yang sudah disetujui atau dibuat langsung.
Saat barang tiba dari vendor, bagian gudang mencatat penerimaan barang berdasarkan PO. Sistem mendukung penerimaan parsial, sehingga barang yang datang sebagian tetap dapat dicatat. Setiap penerimaan otomatis memperbarui stok inventaris.
Setelah barang diterima, vendor mengirimkan faktur. Faktur dicocokkan dengan PO dan penerimaan barang (three-way matching). Setelah diverifikasi dan disetujui, faktur akan tercatat sebagai hutang usaha perusahaan.
Pembayaran dilakukan sesuai syarat pembayaran yang disepakati. Sistem mendukung pembayaran uang muka, pembayaran bertahap, dan pembayaran penuh. Setiap pembayaran otomatis mengurangi saldo hutang vendor.
Kelola database vendor lengkap dengan informasi kontak, alamat, syarat pembayaran, dan riwayat transaksi.
Ajukan dan kelola permintaan pembelian dari berbagai departemen dengan alur persetujuan bertingkat.
Buat dan kelola pesanan pembelian resmi ke vendor dengan detail item, harga, dan syarat pengiriman.
Catat penerimaan barang dari vendor berdasarkan PO, termasuk dukungan penerimaan parsial.
Kelola faktur dari vendor dengan pencocokan otomatis terhadap PO dan penerimaan barang.
Proses pengembalian barang ke vendor dengan alasan tertentu seperti rusak, cacat, atau salah kirim.
Kelola pembayaran uang muka ke vendor dan terapkan ke faktur pembelian saat penyelesaian.
Akses berbagai laporan purchasing seperti ringkasan pembelian, analisis vendor, dan aging hutang.
Berikut adalah status yang digunakan pada berbagai dokumen dalam modul Purchasing.
| Status | Badge | Keterangan |
|---|---|---|
| Draft | Draft | Dokumen baru dibuat dan belum dikirim untuk persetujuan |
| Menunggu Persetujuan | Menunggu Persetujuan | Dokumen telah dikirim dan menunggu persetujuan atasan |
| Disetujui | Disetujui | Dokumen telah disetujui dan siap diproses |
| Ditolak | Ditolak | Dokumen ditolak dan perlu direvisi atau dibatalkan |
| Sebagian Diterima | Sebagian Diterima | Barang diterima sebagian dari total yang dipesan |
| Selesai | Selesai | Seluruh proses telah selesai dan dokumen ditutup |
| Dibatalkan | Dibatalkan | Dokumen telah dibatalkan dan tidak berlaku lagi |
Ikuti langkah-langkah berikut untuk memulai menggunakan modul Purchasing.
Buka menu Vendor dan tambahkan data vendor/pemasok yang akan bertransaksi dengan perusahaan Anda. Lengkapi informasi kontak, alamat, dan syarat pembayaran.
Ajukan permintaan pembelian dari menu Permintaan Pembelian. Tambahkan item yang dibutuhkan beserta kuantitas dan estimasi harga.
Setelah permintaan disetujui, konversi menjadi Purchase Order. PO resmi dapat dicetak dan dikirim ke vendor.
Saat barang tiba, buat Penerimaan Barang berdasarkan PO. Verifikasi kuantitas dan kondisi barang yang diterima.
Input Faktur Pembelian dari vendor, verifikasi dengan PO dan penerimaan, lalu proses pembayaran sesuai jadwal.