Beranda / Purchasing / Pengaturan

Pengaturan Purchasing

Konfigurasi format penomoran dokumen, pengaturan persetujuan, dan preferensi lainnya untuk modul Purchasing.

Pengaturan Penomoran Dokumen

Atur format penomoran otomatis untuk setiap jenis dokumen dalam modul Purchasing. Nomor akan di-generate secara otomatis berdasarkan format yang dikonfigurasi.

Purchasing > Pengaturan > Penomoran

Format Penomoran Dokumen

Permintaan Pembelian (PR)

Prefix

Format Tahun

Digit Nomor Urut

Contoh: PR-2026-0089

Purchase Order (PO)

Prefix

Format Tahun

Digit Nomor Urut

Contoh: PO-2026-0156

Penerimaan Barang (GR)

Prefix

Format Tahun

Digit Nomor Urut

Contoh: GR-2026-0078

Faktur Pembelian

Prefix

Format Tahun

Digit Nomor Urut

Contoh: INV-P-2026-0045

Retur Pembelian

Prefix

Format Tahun

Digit Nomor Urut

Contoh: RTR-2026-0012

Uang Muka

Prefix

Format Tahun

Digit Nomor Urut

Contoh: DP-2026-0015

Panduan Format Penomoran

Komponen	Keterangan	Contoh
Prefix	Kode singkat yang mengidentifikasi jenis dokumen. Dapat diubah sesuai kebutuhan perusahaan.	PR, PO, GR, INV-P, RTR, DP
Separator	Pemisah antara komponen, secara default menggunakan tanda hubung (-)	- (dash)
Format Tahun	Format tahun yang digunakan. YYYY untuk 4 digit, YY untuk 2 digit.	2026 atau 26
Nomor Urut	Nomor urut yang bertambah otomatis. Direset setiap awal tahun. Pilih jumlah digit sesuai estimasi volume transaksi.	0001, 00001

Pengaturan Persetujuan

Konfigurasi aturan persetujuan untuk dokumen pembelian berdasarkan nilai transaksi.

Purchasing > Pengaturan > Persetujuan

Level Persetujuan Berdasarkan Nilai

Level	Nilai Minimum	Nilai Maksimum	Penyetuju	Aksi
Level 1	Rp 0	Rp 10.000.000	Supervisor Purchasing	Edit
Level 2	Rp 10.000.001	Rp 50.000.000	Manager Purchasing	Edit
Level 3	Rp 50.000.001	Rp 200.000.000	Direktur Operasional	Edit
Level 4	Rp 200.000.001	Tidak terbatas	Direktur Utama	Edit

Pengaturan Umum

Purchasing > Pengaturan > Umum

PPN Default (%)

Mata Uang Default

Syarat Pembayaran Default

Alamat Pengiriman Default

Opsi Tambahan

Wajibkan persetujuan untuk semua PO (termasuk yang di bawah limit) Kirim notifikasi email ke vendor saat PO disetujui Peringatan otomatis untuk hutang yang hampir jatuh tempo (7 hari sebelum) Izinkan penerimaan barang melebihi kuantitas PO (over-receipt) Reset nomor urut dokumen setiap awal tahun

Perhatian: Perubahan pada format penomoran hanya akan berlaku untuk dokumen baru. Dokumen yang sudah ada tidak akan terpengaruh. Pastikan untuk mengkomunikasikan perubahan format ke semua pengguna terkait.

Penting: Hanya pengguna dengan role Administrator atau Manager Purchasing yang dapat mengubah pengaturan ini. Setiap perubahan pengaturan dicatat dalam audit log.

Tips: Konfigurasi level persetujuan sesuai dengan struktur organisasi dan kebijakan perusahaan Anda. Semakin tinggi nilai transaksi, semakin tinggi level persetujuan yang diperlukan.