Beranda / Purchasing / Faktur Pembelian

Faktur Pembelian (Purchase Invoice)

Kelola faktur dari vendor, lakukan verifikasi three-way matching dengan PO dan penerimaan barang, serta proses pembayaran.

Three-Way Matching

Faktur pembelian diverifikasi melalui proses three-way matching untuk memastikan keakuratan dan mencegah pembayaran yang tidak sesuai.

Purchase
Order
↔
Faktur
Vendor
↔
Penerimaan
Barang
Three-Way Matching: Sistem mencocokkan tiga dokumen sekaligus, yaitu Purchase Order, Faktur dari Vendor, dan Bukti Penerimaan Barang. Jika ada ketidaksesuaian kuantitas atau harga, sistem akan memberikan peringatan.

Daftar Faktur Pembelian

Purchasing > Faktur Pembelian
No. Faktur Ref. PO Vendor Tanggal Jatuh Tempo Total Sisa Bayar Status
INV-P-2026-0045 PO-2026-0155 CV Jaya Abadi 05 Mar 2026 04 Apr 2026 Rp 30.247.500 Rp 30.247.500 Menunggu Persetujuan
INV-P-2026-0044 PO-2026-0154 PT Maju Bersama 03 Mar 2026 02 Apr 2026 Rp 78.250.000 Rp 40.000.000 Sebagian Dibayar
INV-P-2026-0043 PO-2026-0150 PT Sumber Makmur 28 Feb 2026 30 Mar 2026 Rp 15.600.000 Rp 0 Lunas
INV-P-2026-0042 PO-2026-0149 PT Cahaya Teknik 25 Feb 2026 27 Mar 2026 Rp 23.100.000 Rp 23.100.000 Disetujui

Membuat Faktur Pembelian

Purchasing > Faktur Pembelian > Buat Baru

Detail Item (dari PO)

# Item Qty Harga Satuan PPN Subtotal
1 Laptop Dell Inspiron 15 3 Rp 8.500.000 Rp 2.805.000 Rp 28.305.000
2 Mouse Logitech M350 5 Rp 350.000 Rp 192.500 Rp 1.942.500
Subtotal Rp 27.250.000
PPN (11%) Rp 2.997.500
Total Faktur Rp 30.247.500

Mencatat Pembayaran

Setelah faktur disetujui, Anda dapat mencatat pembayaran ke vendor. Pembayaran dapat dilakukan secara penuh atau bertahap.

Catat Pembayaran - INV-P-2026-0044
Total Faktur
Rp 78.250.000
Sudah Dibayar
Rp 38.250.000
Sisa Bayar
Rp 40.000.000
Jatuh Tempo
02 Apr 2026

Riwayat Pembayaran

TanggalMetodeReferensiJumlah
03 Mar 2026 Transfer Bank TRF-20260303-001 Rp 38.250.000

Pembayaran Baru

Langkah-langkah Mengelola Faktur

Terima Faktur dari Vendor

Setelah barang diterima, vendor akan mengirimkan faktur. Buat entri faktur baru dan pilih PO terkait.

Verifikasi Three-Way Matching

Sistem akan mencocokkan faktur dengan PO dan penerimaan barang. Pastikan kuantitas dan harga sesuai.

Kirim untuk Persetujuan

Setelah diverifikasi, kirim faktur untuk mendapat persetujuan dari atasan.

Proses Pembayaran

Setelah faktur disetujui, catat pembayaran sesuai jadwal. Pembayaran dapat dilakukan penuh atau bertahap.

Perubahan Penting pada Faktur Pembelian

Faktur Tidak Menambah Stok

Penting: Faktur pembelian tidak lagi menambah stok inventaris. Penambahan stok hanya terjadi melalui Penerimaan Barang (GR) yang sudah dikonfirmasi. Faktur hanya mencatat kewajiban hutang (Accounts Payable) kepada vendor.

Membatalkan Faktur Pembelian

Faktur pembelian yang sudah disetujui dapat dibatalkan. Pembatalan akan otomatis membalik jurnal Accounts Payable (AP) yang sudah dibuat.

Buka Detail Faktur

Buka faktur yang ingin dibatalkan dari daftar faktur pembelian.

Klik "Batalkan"

Klik tombol "Batalkan". Sistem akan membuat jurnal pembalik (reversal) untuk AP yang sudah tercatat. Status faktur berubah menjadi Dibatalkan.

Perhatian: Faktur yang sudah memiliki pembayaran tidak dapat dibatalkan. Batalkan pembayaran terlebih dahulu sebelum membatalkan faktur.

Validasi Three-Way Matching saat Persetujuan

Saat faktur dikirim untuk persetujuan, sistem secara otomatis melakukan validasi Three-Way Matching:

Hasil Matching Indikator Aksi
Semua cocok (dalam toleransi) Cocok Faktur dapat disetujui
Perbedaan dalam batas toleransi Peringatan Faktur dapat disetujui dengan peringatan
Perbedaan melebihi toleransi Tidak Cocok Faktur diblokir, perlu review
Perhatian: Perhatikan tanggal jatuh tempo faktur. Keterlambatan pembayaran dapat merusak hubungan bisnis dengan vendor dan berpotensi menimbulkan denda atau penalti.