Beranda/ Sales/ Surat Jalan

Surat Jalan (Delivery Order)

Panduan lengkap untuk membuat dan mengelola surat jalan pengiriman barang. Surat Jalan merupakan dokumen resmi yang menyertai pengiriman barang dari gudang ke pelanggan.

Alur Status Surat Jalan

1
Draft
→
2
Shipped
→
3
Delivered
Catatan: Status Partial muncul jika hanya sebagian item yang dikirim. Status Returned jika barang dikembalikan.

Daftar Surat Jalan

Sales > Surat Jalan > Daftar
+ Buat Surat Jalan
No. Surat Jalan No. SO Pelanggan Tanggal Kirim Metode Kirim Status Aksi
DO-20260302-0005 SO-20260301-0012 PT. Maju Bersama 02 Mar 2026 Ekspedisi Darat Shipped Detail
DO-20260301-0004 SO-20260228-0011 CV. Sinar Jaya 01 Mar 2026 Kurir Instant Delivered Detail
DO-20260228-0003 SO-20260225-0010 PT. Nusantara Tech 28 Feb 2026 Antar Sendiri Delivered Detail

Membuat Surat Jalan dari Sales Order

Surat Jalan dibuat berdasarkan Sales Order yang sudah dikonfirmasi. Sistem mendukung pengiriman penuh maupun parsial.

  1. Pilih Sales Order

    Dari halaman buat Surat Jalan, pilih Sales Order yang sudah dikonfirmasi. Item yang belum dikirim akan otomatis ditampilkan.

  2. Isi informasi pengiriman

    Lengkapi tanggal pengiriman, metode pengiriman, nomor resi, lokasi gudang, dan alamat tujuan.

  3. Tentukan jumlah kirim

    Untuk setiap item, tentukan jumlah yang akan dikirim. Jumlah tidak boleh melebihi sisa yang belum dikirim.

  4. Simpan surat jalan

    Klik Simpan. Surat Jalan tersimpan sebagai Draft dan siap untuk diproses lebih lanjut.

Sales > Surat Jalan > Buat Baru

Item Pengiriman

Produk Qty Dipesan Sudah Dikirim Sisa Qty Kirim Sekarang
Server Dell R740 2 0 2
Cisco Switch 48-Port 3 0 3
Simpan Batal

Deskripsi Field Surat Jalan

FieldWajibDeskripsi
Sales OrderYaReferensi ke Sales Order yang akan dikirim barangnya.
PelangganOtomatisDiisi otomatis berdasarkan Sales Order yang dipilih.
Tanggal PengirimanYaTanggal barang dikirim dari gudang.
Metode PengirimanTidakCara pengiriman barang: ekspedisi, kurir, atau antar sendiri.
No. ResiTidakNomor resi atau tracking number dari ekspedisi pengiriman.
Lokasi GudangTidakLokasi gudang asal barang yang dikirim.
Alamat PengirimanTidakAlamat tujuan pengiriman. Otomatis dari Sales Order.
Dikirim OlehTidakPetugas yang bertanggung jawab atas pengiriman.

Aksi pada Surat Jalan

Kirim Barang (Ship)

Setelah Surat Jalan disimpan sebagai Draft, tandai sebagai sudah dikirim:

Cara: Dari detail Surat Jalan, klik tombol Kirim. Status berubah dari Draft menjadi Shipped. Pastikan nomor resi sudah diisi jika menggunakan ekspedisi.

Konfirmasi Terima (Deliver)

Setelah pelanggan menerima barang, konfirmasi penerimaan:

Cara: Klik tombol Diterima pada detail Surat Jalan. Status berubah menjadi Delivered. Jumlah yang terkirim pada Sales Order akan diperbarui secara otomatis.

Cetak Surat Jalan

Cara: Klik tombol Cetak pada detail Surat Jalan. Dokumen akan diunduh dalam format PDF yang mencakup daftar item, jumlah, dan informasi pengiriman.
Penting: Ketika Surat Jalan dikonfirmasi sebagai Delivered, sistem akan otomatis memperbarui jumlah yang sudah dikirim pada Sales Order. Jika seluruh item sudah dikirim, status Sales Order berubah menjadi Completed. Jika sebagian, berubah menjadi Partial.

Status Surat Jalan

StatusKeteranganAksi Tersedia
DraftSurat Jalan baru dibuat dan belum diproses pengiriman.Edit, Kirim, Hapus, Cetak
ShippedBarang sudah dikirim dan dalam perjalanan ke pelanggan.Konfirmasi Terima, Cetak
PartialHanya sebagian item yang dikirim dalam pengiriman ini.Konfirmasi Terima, Cetak
DeliveredBarang sudah diterima oleh pelanggan.Cetak
ReturnedBarang dikembalikan oleh pelanggan.Lihat Retur, Cetak

Dampak pada Inventaris dan Akuntansi

Pengurangan Stok Otomatis

Penting: Ketika Surat Jalan dikonfirmasi sebagai Delivered, sistem akan otomatis mengurangi stok inventaris di gudang sesuai kuantitas yang dikirim. Pastikan stok mencukupi sebelum mengonfirmasi pengiriman.

Jurnal COGS Otomatis

Bersama dengan pengurangan stok, sistem juga otomatis membuat jurnal Harga Pokok Penjualan (COGS):

Jurnal COGS - DO-20260302-0005
AkunDebitKredit
Harga Pokok Penjualan (COGS)Rp 145.000.000-
Persediaan Barang Dagang-Rp 145.000.000

Buat Faktur dari Surat Jalan

Tips: Pada halaman detail Surat Jalan yang berstatus Delivered, tersedia tombol "Buat Faktur" untuk langsung membuat faktur penjualan berdasarkan item yang sudah dikirim. Data item, kuantitas, dan harga akan otomatis terisi dari Sales Order.

Pengiriman Parsial

Sistem mendukung pengiriman barang secara bertahap (parsial). Misalnya, dari 10 unit yang dipesan, Anda dapat mengirim 5 unit terlebih dahulu, lalu mengirim sisanya nanti.

Contoh Pengiriman Parsial
ProdukQty DipesanKirim PertamaKirim KeduaTotal DikirimSisa
Server Dell R74053250
Cisco Switch 48-Port1064100
Perhatian: Jumlah yang dikirim pada setiap Surat Jalan tidak boleh melebihi sisa yang belum dikirim dari Sales Order. Sistem akan melakukan validasi secara otomatis.