Beranda / Sales / Quotation

Quotation (Penawaran Harga)

Panduan lengkap untuk membuat, mengelola, dan menindaklanjuti penawaran harga kepada pelanggan. Quotation adalah langkah awal dalam siklus penjualan.

Alur Status Quotation

1
Draft
→
2
Sent
→
3
Viewed
→
4
Accepted
→
5
Converted
Catatan: Quotation juga dapat berstatus Rejected jika ditolak pelanggan, atau Expired jika melewati tanggal berlaku.

Daftar Quotation

Halaman daftar quotation menampilkan semua penawaran harga yang telah dibuat, lengkap dengan filter dan pencarian.

Sales > Quotation > Daftar
Export + Buat Quotation
No. Quotation Judul Pelanggan Tanggal Berlaku Sampai Total Status Aksi
QUO-20260301-0001 Penawaran Server dan Jaringan PT. Maju Bersama 01 Mar 2026 31 Mar 2026 Rp 245.000.000 Draft Detail
QUO-20260228-0005 Penawaran Lisensi Software CV. Sinar Jaya 28 Feb 2026 28 Mar 2026 Rp 78.500.000 Sent Detail
QUO-20260225-0003 Penawaran Jasa Konsultasi IT PT. Nusantara Tech 25 Feb 2026 25 Mar 2026 Rp 120.000.000 Accepted Detail

Membuat Quotation Baru

Berikut langkah-langkah untuk membuat quotation baru:

  1. Klik tombol "Buat Quotation"

    Dari halaman daftar quotation, klik tombol + Buat Quotation di pojok kanan atas.

  2. Isi informasi header

    Lengkapi data pelanggan, tanggal quotation, masa berlaku, dan informasi kontak.

  3. Tambahkan item produk/layanan

    Tambahkan daftar produk atau layanan yang ditawarkan beserta jumlah, harga satuan, diskon, dan pajak.

  4. Isi syarat dan catatan

    Lengkapi syarat pembayaran, syarat pengiriman, garansi, dan catatan tambahan.

  5. Simpan quotation

    Klik Simpan untuk menyimpan quotation sebagai draft. Quotation dapat diedit sebelum dikirim.

Sales > Quotation > Buat Baru

Item Quotation

Produk/Layanan Deskripsi Qty Satuan Harga Satuan Diskon Pajak Subtotal
Server Dell R740 Server rack 2U, 32GB RAM 2 Unit Rp 85.000.000 5% PPN 11% Rp 179.027.000
Cisco Switch 48-Port Layer 3 managed switch 3 Unit Rp 22.000.000 0% PPN 11% Rp 73.260.000
+ Tambah Item
Simpan Batal

Deskripsi Field Quotation

Field Wajib Deskripsi
Judul Quotation Ya Judul atau subjek penawaran yang menjelaskan isi quotation secara singkat.
Pelanggan Ya Pelanggan yang akan menerima penawaran. Dipilih dari daftar pelanggan yang terdaftar.
Tanggal Quotation Ya Tanggal pembuatan quotation. Default: tanggal hari ini.
Berlaku Sampai Ya Tanggal kadaluarsa penawaran. Setelah tanggal ini, quotation otomatis expired.
Ditugaskan Kepada Tidak Sales person yang bertanggung jawab atas quotation ini.
Mata Uang Tidak Mata uang yang digunakan. Default: IDR (Rupiah Indonesia).
Kurs Tidak Nilai tukar terhadap mata uang dasar jika menggunakan mata uang asing.
Tipe Diskon Tidak Jenis diskon level quotation: persentase (%) atau nominal tetap (fixed).
Syarat Pembayaran Tidak Ketentuan pembayaran seperti Net 30, COD, atau cicilan.
Syarat Pengiriman Tidak Ketentuan pengiriman barang termasuk biaya dan estimasi waktu.
Syarat Garansi Tidak Ketentuan garansi produk atau layanan yang ditawarkan.
Alamat Penagihan Tidak Alamat penagihan pelanggan. Otomatis terisi dari data pelanggan.
Alamat Pengiriman Tidak Alamat pengiriman barang. Bisa sama dengan alamat penagihan.

Aksi pada Quotation

Mengirim Quotation

Setelah quotation disimpan sebagai draft, kirim ke pelanggan dengan langkah berikut:

  1. Buka detail quotation

    Klik quotation yang ingin dikirim dari daftar quotation.

  2. Klik tombol "Kirim"

    Klik tombol Kirim untuk mengirim quotation ke email pelanggan. Status berubah dari Draft menjadi Sent.

Tip: Quotation hanya dapat dikirim jika sudah memiliki minimal satu item produk/layanan. Pastikan semua data sudah benar sebelum mengirim karena quotation yang sudah dikirim tidak dapat diedit langsung.

Menerima / Menolak Quotation

Setelah quotation dikirim, pelanggan atau admin dapat menandai quotation sebagai diterima atau ditolak.

Terima (Accept): Klik tombol Terima pada detail quotation. Status berubah menjadi Accepted dan quotation siap dikonversi ke Sales Order.
Tolak (Reject): Klik tombol Tolak dan masukkan alasan penolakan. Status berubah menjadi Rejected.

Membuat Revisi

Jika pelanggan meminta perubahan, buat revisi dari quotation yang ada:

  1. Klik "Buat Revisi"

    Dari detail quotation, klik tombol Buat Revisi. Sistem akan membuat salinan quotation baru dengan nomor revisi bertambah.

  2. Edit revisi

    Lakukan perubahan yang diperlukan pada quotation revisi. Semua item dan data dari quotation asli akan disalin.

  3. Kirim ulang

    Setelah perubahan selesai, kirim ulang quotation revisi ke pelanggan.

Duplikasi Quotation

Buat salinan quotation untuk pelanggan lain atau untuk penawaran serupa:

Cara: Dari detail quotation, klik tombol Duplikat. Sistem akan membuat quotation baru dengan data yang sama. Anda dapat mengubah pelanggan, item, atau detail lainnya sebelum menyimpan.

Konversi Otomatis saat Diterima

Fitur Baru: Jika fitur Auto-Convert diaktifkan di pengaturan, Quotation yang diterima pelanggan (Accepted) akan otomatis dikonversi menjadi Sales Order tanpa perlu klik manual. Sales Order yang dihasilkan langsung berstatus Confirmed dan siap diproses pengirimannya. Anda dapat mengaktifkan/menonaktifkan fitur ini di halaman Pengaturan.

Konversi ke Sales Order

Quotation yang sudah diterima (Accepted) dapat dikonversi menjadi Sales Order:

  1. Buka quotation yang Accepted

    Dari daftar quotation, buka quotation dengan status Accepted.

  2. Klik "Konversi ke Sales Order"

    Klik tombol Konversi ke SO. Sistem akan membuat Sales Order baru dengan data dari quotation.

  3. Review dan simpan

    Periksa data pada Sales Order yang dihasilkan, lakukan penyesuaian jika diperlukan, lalu simpan. Status quotation berubah menjadi Converted.

Penting: Hanya quotation dengan status Accepted yang dapat dikonversi ke Sales Order. Pastikan quotation belum kadaluarsa sebelum melakukan konversi.

Cetak Quotation

Cetak quotation dalam format PDF untuk dikirim secara manual atau sebagai lampiran:

Cara: Dari detail quotation, klik tombol Cetak atau ikon printer. Quotation akan diunduh dalam format PDF sesuai template yang telah dikonfigurasi.

Status Quotation

Status Warna Keterangan Aksi yang Tersedia
Draft Abu-abu Quotation baru dibuat dan belum dikirim ke pelanggan. Edit, Kirim, Hapus, Duplikat
Sent Biru Quotation sudah dikirim ke pelanggan dan menunggu respon. Terima, Tolak, Revisi, Duplikat, Cetak
Viewed Ungu Quotation sudah dilihat oleh pelanggan. Terima, Tolak, Revisi, Duplikat, Cetak
Accepted Hijau Quotation diterima oleh pelanggan. Konversi ke SO, Cetak, Duplikat
Rejected Merah Quotation ditolak oleh pelanggan. Revisi, Duplikat, Lihat Alasan
Expired Kuning Quotation sudah melewati tanggal berlaku. Revisi, Duplikat
Converted Hijau Tua Quotation sudah dikonversi menjadi Sales Order. Lihat SO, Cetak, Duplikat